Définir ses priorités et ses impératifs Gérer son temps et ses tâches

Finalités

Pour ne pas vous perdre dans la masse de travail à effectuer ou encore dans vos diverses réunions ou rencontres, il est important de bien définir vos objectifs. Selon vous, est-il plus important de lire l’article demandé pour le cours qui aura lieu mardi prochain ou de préparer la présentation à réaliser pour votre association pour le même jour?  Quelle est la quantité de travail à fournir pour ces deux activités et quelles sont les répercussions si le travail ne peut pas être parfaitement effectué ? Ainsi, la définition des priorités passe par un recueil d’informations :

  • Quelles tâches ?
  • Dans quelles conditions ?
  • Quels buts ?
  • Quel équilibre entre activités universitaires et extra-universitaires ?
Etapes

Qu’est-ce que vous devez faire ?

1. Liste des tâches ? Cette liste peut être réalisée sur un outil de saisie de texte tel que Word, Evernote, ou/et RememberTheMilk.com. Si vous privilégiez un tableau à colonnes, vous pourrez alors y faire apparaître, pour chaque tâche, les résultats attendus/objectifs à atteindre, ainsi que les échéances;

2. Préparation préalable? Dans votre agenda (Outlook, Agenda UniFR, Moodle, “Google Calendar”, “SmartPhone”, etc), faites apparaître les cours pour votre formation , de même que vos activités professionnelles annexes et personnelles (sport, musique, etc.) (cf. fiche “Planifier selon un agenda qui reflète ses objectifs”). Les agendas électroniques ont la capacité de faire apparaître une activité en mode “récurrence” pour montrer, par exemple, un cours chaque mardi de 10h à 12h pendant 10 semaines. Vous pouvez également choisir une couleur pour chaque activité afin de bien discerner les activités cours, des activités professionnelles ou privées;

Ci-dessus vous trouvez un exemple d’un agenda dont les options de répétition ou de couleurs ont été utilisées. Comme montré, il peut s’avéré utile d’inséré des activités ponctuelles dans des activités plus globales.

Suivant l’agenda électronique que vous choisirez, celui-ci aura l’avantage d’être synchronisable sur divers outils (ordinateur, smartphone ou iPhone et tablettes) et vous disposerez de diverses options (partage de calendriers avec vos amis, rappel d’une séance; la récurrence, attribution de couleurs, etc.)

3. Priorité ? En reprenant votre tableau de l’étape 1, observez les échéances en gardant à l’esprit les résultats attendus. De là, vous pourrez gérer vos travaux à court, moyen et long termes. Ainsi, dans votre agenda (étape 2) :

  • Noter sur le long terme (1an), les tâches déjà prévues et fixées : les vacances, jours fériés, dates d’examen, dates importantes concernant le semestre et l’année universitaire (inscription…), anniversaires, dates de compétition si vous faites du sport…
  • Puis sur un mois et une semaine (moyen terme), inscrivez les activités fixes (jour de sport, de lessive, les heures de sommeil, de transport…).
  • Finalement, il ne vous reste qu’à noter jour après jour les activités diverses et flexibles (court terme) : heure d’étude, préparation aux cours, révision des cours, bibliothèque, ménage…
  • Platteaux (2016), propose des stratégies pour lutter contre la procrastination .

4. Critères ? Quels sont les critères à prendre en compte? En planifiant votre temps dans votre agenda, vous vous rendrez compte que votre grille se remplit vite et que par conséquent, pour ne pas perdre de temps et disposer de moment pour soi, il est important d’estimer le temps à investir dans chaque activité. Reprenez votre tableau et pour chaque tâche, demandez-vous:

  • Qualité du travail à fournir?
  • Quantité de travail à effectuer et temps nécessaire ?

De là, observez les limites. Celles-ci seront soit imposées par votre agenda (malheureusement la journée n’est pas extensible), par les horaires imposés des services auxquels vous aurez recours (bibliothèques, etc.), les transports (au volant, difficile de travailler, mais dans le train, prévoyez du travail) ou par vous-même (si vous êtes perfectionniste, mieux vaudra vous fixer une limite pour ne pas perdre temps sur un détail et empiéter ainsi sur le temps à disposition du travail suivant.).

Un texte pour la réflexion: “Les gros cailloux” reprend bien l’idée des prioirités.

5. Essai pendant une semaine. Un petit rendez-vous à la cafétéria pour 10 petites minutes de pause qui se transforment en une bonne heure de conversation? Rapidement chercher une information sur Internet et de fil en aiguille, se retrouver encore une demi-heure plus tard à surfer sur le net? Nous sommes vite perturbés par notre environnement et les outils à dispositions. Par conséquent, lors de votre première semaine, notez le temps que vous prend chaque activité. Vous pouvez également utiliser Toggl pour mesurer ce temps. Vous serez sans doute surpris du résultat!

6. Modifications? En fonction de la semaine d’essai, adaptez votre planification, ou encore modifiez vos habitudes pour être plus efficace.