Définir sa logique de classement Gérer sa collection de documents

Finalités

Il y a différentes logiques de classement de documents (par année, par tag, par activité, etc.). Ce qui c’est important, c’est de concevoir une logique simple, naturelle et personnelle qui nous permet de retrouver facilement les documents.

Etapes

Comment classer mes fichiers? Quelles stratégies ?

Concevez une logique de classement en créant des dossiers et des sous-dossiers pour y déposer vos fichiers-documents. Concevez une logique simple, naturelle et personnelle.

Simple : 

  • gérer de nombreux niveaux de dossiers et sous-dossiers est difficile ;
  • retrouver des documents dans de nombreux dossiers emboîtés est plus long ;
  • plus il y a de niveaux de sous-dossiers, plus on risque d’oublier de regarder dans certains emboîtements.

Naturelle : Commencez par identifier les types de documents que vous devez stocker. Identifiez aussi les grandes actions que vous devez effectuer avec les documents :

  • activités créatrices de documents : un cours ou un travail de séminaire peuvent être la source de documents qu'il sera pratique de garder ensemble => des dossiers nommés selon les titres de ces cours ou de ces séminaires seront très naturels ;
  • actions intermédiaires: par exemple, vous téléchargez des documents en série => 1) boîte de dépôt fourre-tout 2) classement de vos trouvailles, à partir de cette boîte dans votre structure ;
  • actions les plus fréquentes et en cours : en haut de la structure logique, facilement visibles. Par exemple en ajoutant des signes (p.ex. le signe égale “=” ) ou des chiffres (p.ex. 1, 2,…) ou autres avant le nom des dossiers les plus utilisés ;
  • actions terminées : en bas de la structure logique, ou dans un espace d’archive.

Personnelle : Nommez les dossiers, sous-dossiers et fichiers de manière à ce que cela ait du sens pour vous. Il n’existe pas de logique universelle et de règle absolue valable pour tout le monde, pour tous les projets, pour toujours, etc. :

  • les règles de votre logique pourront être panachées : un ensemble de dossiers et fichiers selon une logique et un autre selon d’autres règles ;
  • concevez une logique qui soit facilement évolutive : une logique de classement ne reste pas forcément pratique pendant longtemps ;
  • concevez une logique qui corresponde bien à vos façons de faire.

Ne négligez pas la réflexion sur la logique à adopter. Dans le monde numérique actuel, on peut rapidement se perdre dans le flux de documents trouvés-classés- produits et de projets-travaux à mener à bien. Pour vous aider, faites une représentation de votre logique : un schéma, une copie de l’explorateur de fichiers, une carte conceptuelle, etc.

Toutefois, ne passez pas non plus des heures à créer cette logique : faites une première version, essayez-la dans votre travail actuel, et modifiez-la selon les besoins de votre travail et des suivants.

Quelles sont les logiques de classement ? 

Des exemples de logiques, par :

  • Hiérarchie, Tag, …
  • Activité (Uni, Loisirs, Boulot, Photos, Musique, etc.)
  • Chronologie : Année, mois, jour
  • Niveaux d’urgence et d’actualité : urgent, en cours, archives, pour plus tard, etc.

Une carte conceptuelle de votre logique de classement peut vous aider en signifiant les liens entre les “emplacements” (dossiers). Cela facilitera vos recherches par mots clé (p.ex. avec les outils intégrés: MacOSX Spotlight et Windows Search (w7) ou search box (w8), ou d’autres outils: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_search_engines#Desktop_search_engines).

Astuces ?

Pensez à sauver directement un nouveau document dans le bon dossier et créez un raccourci sur le desktop pour un document en cours de rédaction (cela évite de devoir ensuite le reclasser).