Donner un nom efficace et explicite aux documents (et aux dossiers) Gérer sa collection de documents

Finalités

Cette activité donne des suggestions pour nommer les documents de manière efficace.

Etapes

Comment nommer des documents ?

  • Des noms courts et clairs permettent de retrouver les fichiers et les dossiers facilement. Ces noms doivent être en relation avec ce que le fichier ou le dossier contient.
  • On peut trouver beaucoup de documents dans Internet portant un nom comme : “DOC240513-projetID” ou “e-294-11”. Ces noms correspondent sans doute à la logique de classement de leur auteur ou du site qui met ces documents en ligne. Mais il est presque certain que ce n’est pas logique pour vous. N’hésitez pas à renommer les documents selon les règles de votre logique personnelle.

De quoi dois-je tenir compte pour les titres des documents ?

Aujourd’hui, vous venez de trouver et de lire un document. Son nom n’a pas d’importance parce que vous savez ce qu’il contient. Mais dans six mois, vous en rappellerez-vous ? Donnez lui un nom explicite en y intégrant 2-3 mots clé qui faciliteront son identification lors d’une recherche. Faites la même chose pour tous vos fichiers.

Et si j’ai plusieurs versions d’un même document ?

De plus, vous aurez peut-être créé cinq versions du même travail avant de le rendre à votre professeur. Comment allez-vous différencier tous ces documents (si vous voulez les garder) ? Réfléchissez aussi plus globalement à la gestion de ces multiples versions. Une idée simple est de mettre la date (année, mois puis jour, pour faciliter la lecture en triant par ordre alphabétique), ou le numéro de version, dans le nom du fichier. Pour la version définitive de votre travail, celle que vous envoyez, indiquez “final” ou “definitif” dans le nom du fichier. Vous aurez ainsi la collection suivante de fichiers :

  • TravailCoursProfSchmidt_V1
  • TravailCoursProfSchmidt_V2
  • TravailCoursProfSchmidt_V3
  • TravailCoursProfSchmidt_final

Avec ces noms, vous saurez toujours distinguer les versions intermédiaires et la version finale.

Une fois le travail rendu (version définitive), réfléchir si on a encore besoin de toutes les versions intermédiaires. Réfléchissez aussi à créer une zone d’archivage, où vous pouvez mettre toutes les anciennes versions (si vous voulez les garder) et les documents de projets terminés.