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Ein Dokument zusammen schreiben Kommunizieren und zusammenarbeiten

Ziel

Viele Male muss ein Student eine schriftliche Arbeit durch Zusammenarbeit mit Kollegen produzieren. Dieses Aktivitätsblatt bietet Einblicke und Tipps, um die folgenden konkreten Fragen zu beantworten:

  •  Wie können Sie ein Dokument erstellen und teilen?
  • Wie können Sie ein Dokument speichern? oder auf eine frühere Version zugreifen?
  • Wie können Sie die Arbeit der anderen sehen und lesen?
  • Wie können Sie die Entwicklung des Dokumentes vereinfachen?
  • Wie können Sie wissen, wann das Dokument fertig ist?
  • Wo finden Sie das endgültige Layouts?

Die Verwaltungsaspekte der Dokumentation, die der Gruppe beim Schreiben helfen, sind in einem anderen Blatt der "Kommunizieren und zusammenarbeiten" -Szenarios detailliert. 

Schritte

Wie können Sie ein Dokument erstellen und teilen?

  • Wählen Sie ein kollaboratives Werkzeug zum Schreiben
    • An der Universität Fribourg können alle Benutzer SWITCHdrive verwenden. Der SWITCHdrive-Repository-Service richtet sich ausserdem an Schweizer Hochschulen und wendet Schweizerische Urheberrechte an (cf. Aktivität "Ein Textverarbeitungsprogramm auswählen").
    • Ein anderes beliebtes kollaboratives Werkzeug ist Google Drive (drive.google.com).
      • Einer seiner Vorteile ist, dass Google Docs Zotero als assoziiertes/integriertes bibliographisches Management-Tool verwendet (funktioniert mit Firefox und Chrome).
    • Wenn Sie diese Servicen noch nie online benutzt haben, beginnen Sie mit der Registrierung (kostenlos) :
      • für SWITCHdrive : Erstellen Sie Ihr Konto (cf. "Tutoriel SWITCHdrive" in Ressourcen).
      • für Google Drive : indem Sie auf "Sign up" klicken und einige Informationen (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse und Passwortwahl) eingeben.
  • Ein Dokument im Online-Service herstellen
    • Sie geben dann Ihr "Drive", wo Sie verschiedene Arten von Dokumenten erstellen können (Textdokument, Präsentation, Tabellenkalkulation, Formular) :
      • für SWITCHdrive : "+" Knopf (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) oder herstellen Sie ein Dokument wie gewohnt (Nutzung des SWITCHdrive-Clients) ;
      • für Google Drive : "+ neu" Knopf auf der linken Seite.
    • Bei den ersten drei Arten verhalten sich SWITCHdrive und Google Drive wie die Software, die Sie gut kennen (MicroSoft oder OpenOffice).
    • Im weiteren Verlauf dieser Aktivität werden wir über das Schreiben eines Textes mit OnlyOffice (für SWITCHdrive) und mit Google Docs (für Google Drive) sprechen.
  • Teilen Sie das hergestellte Dokument
    • für SWITCHdrive : "<" Knopf vor dem Namen Ihres Dokuments (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Dokument und im Menü auf SWITCHdrive (Nutzung der Applikation SWITCHdrive) (cf. "Tutoriel SWITCHdrive" in Ressourcen).
    • für Google Drive : Klicken Sie auf den blauen Knopf "Teilen" (oben rechts). Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster beispielsweise die E-Mail-Adresse eines Ihrer Kollegen ein,
    • Mit jemanden ein Dokument teilen definiert auch eine Ebene von Rechten (Verleger, Kommentator, Leser), die Sie dieser Person geben möchten.
    • Ihre Gruppenarbeit wird mit diesem Kollegen für dieses Dokument gestartet.

Wie können Sie ein Dokument speichern? oder auf eine frühere Version zugreifen?

  • für OnlyOffice : Die Datei wird automatisch gespeichert (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) aber Sie müssen im Menü "Datei" auf "Speichern" klicken (Nutzung des SWITCHdrive-Clients).
  • für OnlyOffice : Dateiverläufe sind zugänglich, wenn die Dateien auf OneDrive gespeichert sind.
  • für Google Docs : Die Datei wird automatisch in Google Drive gespeichert.
    • Natürlich können Sie Ihr Dokument speichern, indem Sie im Menü "File" auf "Save" klicken (oder mit der Tastenkombination STRG S). Aber die Datei wird sehr oft automatisch auf dem Google-Server gespeichert. Also, keine Sorge mehr darüber.
  • für Google Docs : Automatische Speicherungen  sind der Verlauf der Datei
    • Der Vorteil dieses automatischen Verfahrens besteht darin, dass die Dateihistorie einen einfachen Zugriff auf viele frühere Versionen ermöglicht.
    • Dies ist besonders bei Teamarbeit sehr praktisch. Jemand hat es vielleicht gelöscht, ohne es absichtlich zu tun. Diese Person kann mit der Funktion "Revisionshistorie anzeigen" im Menü "Datei " zurückkehren.
    • Manchmal ist es eine Entscheidung, die die Gruppe gemeinsam nehmen muss, um ein bisschen zurückzugehen, bevor man weitergeht

Wie können Sie die Arbeit der anderen sehen und lesen?

  • Die Beiträge jedes Herausgebers ansehen ?
    • Für die Zusammenarbeit mit Word, oder OpenOffice Writer, kann eine bestimmte Version des Dokuments leicht die Beiträge von jedem mit verschiedenen Farben anzeigen. Wenn jedoch mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, müssen mehrere simultane Versionen in eine Version zurückversetzt werden, und so weiter. Lang, langweilig und zum wiederholen ...
    • In einem OnlyOffice oder Google Docs-Dokument werden die Beiträge der einzelnen Publisher nicht unterschieden, z. B. durch eine Farbe. Wenn jemand schreibt, sehen wir einen Cursor an dem Ort, an dem er steht, und wir sehen auch, wie sich der Text live entwickelt.
    • Wir können aber unterschiedlichen Farben für die Zusätze (Zeilen, Wörter usw.) der verschiedenen Autoren erstellen, wie in anderen Textverarbeitungsprogrammen (z. B. Word) :
      • in OnlyOffice : mit der Funktion " Track changes" ;
      • in Google Docs : mit der Funktion "Reviser" (Menü > "Stifttaste" rechts > Vorschlag)
  • In OnlyOffice und Google Docs können Sie, um herauszufinden, was jedes Mitglied im gemeinsamen Dokument getan hat:
    • entscheiden, dass während einer Arbeitsphase jeder die Rolle hat an einem spezifischen Teil zu arbeiten.
    • Fügen Sie einen Kommentar zu einem neuen Teil hinzu, um andere auf diese Änderung aufmerksam zu machen

 Wie können Sie die Entwicklung des Dokumentes vereinfachen?

  • Treffen Sie Termine, um gleichzeitig im Dokument zu arbeiten. Wenn es Ihre Agenden zulassen, ist das sehr motivierend.
    • Sie können einfach wissen, ob Ihre Kollegen online sind, weil ein kleines Symbol für jede verbundene Person steht
    • Sie können mit allen Mitglieder die das Chat dass SWITCHdrive oder Google Drive dem Dokument zuschiebt eine Online-Diskussion starten.
  • Eine einfache Regel, die es viel einfacher macht, gemeinsam zu schreiben: Trennen Sie den Text von den Kommentaren.
    • Man schreibt oft Text, während man aber auch am Rade  des Textes Dinge lässt, um weiterzumachen: z. B. "fertigstellen", "diesen Satz überarbeiten", "nach der Referenzbibliographie suchen" usw.
    • Wenn man alleine arbeitet, ist das kein allzu großes Problem. Aber für viele ist es viel besser, diese kleinen Zusätze des Textes zu trennen, indem man die Kommentarfunktion verwendet, die am Rand des Textes ein kleines Fenster mit der Hinzufügung ins Innere einfügt.
  • Voller Vorteile:
    • Ihre Augen werden durch den Kommentar am Rand angezogen; das auch für ihre Kollegen. Die kleine Arbeit die hinzugefügt wurde ist nicht vergessen und der Kommentar wird nicht in Ihrem endgültigen Text bleiben ...
    • Ihre Kollegen werden auch visuell von Ihrem Kommentar angezogen, sie können Ihnen besser helfen und Ihren Text gemeinsam voranbringen. Zum Beispiel, Ihr Kollege, der an der Seitenlinie sieht "nach der bibliographischen Referenz suchen" und der sie hat, kann sie hinzuzufügen.
    • In diesem Fall erhalten Sie direkt in Ihrer Mailbox eine Mail, die Sie warnt, dass diese kleine Arbeit erledigt ist. Keine Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen, die ein anderes Teammitglied auf seiner Seite hatte

Wie können Sie wissen, wann das Dokument fertig ist?

  • Ist die Zeit, die Ihre Gruppe hat, die evidente und einzige Antwort auf diese Frage?
    • Lassen Sie sich von dieser Frist nicht überraschen. Kommen Sie nicht an diesem Datum mit einem Dokument das nicht fertig ist. Senden Sie regelmäßig Nachrichten an Ihre Kollegen, damit diese wissen, was Sie getan haben, was Sie noch tun müssen, welche Fragen Sie beantworten müssen usw.
  • Besser. Organisieren Sie Zeitabschnitte mit Ihrem Team, wobei jeder Zeitraum einer bestimmten Aktivität gewidmet ist.
    • Periode 1: Strukturieren Sie das Dokument: Entscheiden Sie sich für die Abschnitte und deren Inhalt.
    • Periode 2: Schreiben Sie zum Beispiel jeweils in einem bestimmten Abschnitt.
    • Periode 3: Nachlesen, zum Beispiel jeder liest einen Abschnitt (der er nicht geschrieben hat) und fügt Kommentare, Vorschläge für Ergänzungen und Umformulierungen, Fragen, etc.
    • Periode 4: Fügen Sie die Bibliografie hinzu. Google Drive hat ein dazugehöriges / integriertes bibliografisches VerwaltungsWerkzeug (Zotero dass mit Chrome und Firefox funktioniert). Wir empfehlen, in Zotero eine Gruppe zwischen den Teammitgliedern zu bilden, um den Austausch der bibliographischen Referenzen und deren Integration in das gemeinsame Dokument zu erleichtern.
    • Periode 5: Überprüfen Sie gemeinsam (gemeinsame Sitzung), die Kommentare, erklären Sie sie anderen nach Bedarf, entscheiden Sie sich für Lösungen und schreiben Sie diese Lösungen in den Text. Wenn wir auf Distanz sind, können wir sehr gut:
      • Skype verwenden, um kommentierte Punkte zu diskutieren
      • Gleichzeitig mit OnlyOffice (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) oder Google Docs verbunden sein, um Kommentare zu sehen und gemeinsam an dem Text zu arbeiten
    • Periode 6: Nach solch einer gemeinsamen Sitzung gibt es immer eine Liste von kleinen Dingen, die zu beenden sind. Ein Mitglied der Gruppe muss eine Nachricht an alle mit dieser Liste senden und hinzufügen wer was tut.

Wo finden Sie das endgültige Layouts?

  • Ein Textverarbeitungsprogramm wie Word oder OpenOffice ist effizienter als OnlyOffice oder Google Docs für das endgültige Layout. Word hat mehr Funktionen die das Layout betreffen als OnlyOffice oder Google Docs.
  • Denken Sie auch daran, Ihr endgültiges Dokument vor der Verteilung in das PDF-Format zu konvertieren. Sie werden sicher sein, dass Ihr Layout erhalten bleibt und Ihr Dokument von allen Lesern gelesen werden kann.
  • Aber investieren Sie Ihre Zeit lieber in die Substanz als in die Form.