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Eine Projetsitzung führen (oder daran teil nehmen) Kommunizieren und zusammenarbeiten

Ziel

Damit eine Gruppe gut funktioniert und zusammenarbeitet, ist die Gruppentreffen eine Notwenigkeit. Selbst wenn die Stimmung entspannt bleiben sollte, sollte die Sitzung aber nicht unorganisiert sein, um keine große Zeitverschwendung zu werden. Dieses Aktivitätsblatt bietet Einblicke und Tipps, um die folgenden konkreten Fragen zu beantworten:

  • Wie finde ich den besten Zeitpunkt für eine Sitzung?
  • Wie organisiert man sich vor der Sitzung?
  • Was ist, wenn jemand bei einer Sitzung nicht anwesend sein kann?
  • Wie organisiert man sich während einer Sitzung?
  • Was ist am Ende einer Sitzung  und gleich danach zu tun?

Um diese Tipps zusammenzustellen, haben wir auf unsere persönlichen Erfahrungen und die Meinungen verschiedener Autoren und Websites inspiriert : CEDIP (2007), Doré & Landreville (2004) und OIQ (2011).

Schritte

Wie finde ich den besten Zeitpunkt für eine Sitzung?

  • Während des ersten Treffens des Teams kommen alle Mitglieder mit ihren Agenden, entscheiden, wie oft sie sich treffen müssen und finden die notwendigen Daten.
    • Man kann zum Beispiel Momente, die während der Woche regelmäßig für die meisten Mitglieder der Gruppe frei sind (keine Klassen, Sport oder andere Aktivitäten) auswählen.
    • Einer dieser freien Momente kann für die Dauer der Arbeit des Teams jede Woche im Voraus gebucht werden.
  • Wenn ein solcher Terminkalender nicht zu Beginn der Gruppenarbeit in ein Mal gemacht wird, ist ein guter Zeitpunkt, um Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens zu finden, das Ende einer Sitzung.
  • Um ein bestimmtes Datum und einen Zeitplan festzulegen, können Sie auch das Doodle-Werkzeug mit dem jeder auf eine Liste von Vorschlägen antworten kann benutzen,.

Wie organisiert man sich vor dem Treffen?

  • Da das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung festgelegt sind, müssen alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden (auch diejenigen, die nicht kommen können). Jemand in der Gruppe sollte die Aufgabe haben, diese Informationen zu starten. Eine sehr einfache und sehr effiziente Möglichkeit, dies zu tun, ist die elektronische Post.
  • Diese Informationen müssen auch der Treffpunkt, die voraussichtliche Dauer und die Agenda beinhalten.
    • Wenn der Veranstaltungsort für das Team ungewöhnlich ist, fügen Sie einen Plan oder klare und einfache Erläuterungen hinzu.
    • Denken Sie auch über den Standort nach den verfügbaren Technologien und nach Ihren Bedürfnissen für die geplante Agenda: Wi-Fi? Projektor Beamer? usw.
  • Im Vorfeld müssen wir uns auch darauf einigen, was alle getan haben müssen bevor sie zu dem Treffen kommen
    • Entscheiden Sie insbesondere, wer eine Präsentation, eine Zusammenfassung oder einen Bericht zu einem bestimmten Punkt (und wie lange diese Präsentation dauern sollte) vorbereiten soll.
    • Bei dieser Vorbereitung können Personen beteiligt sein, die im Voraus wissen, dass sie nicht an dem Treffen teilnehmen können
  • Wenn das gesamte Team nicht am selben Ort sein kann, erleichtern die aktuellen Online-Werkzeuge die Erstellung eines virtuellen Raums:
    • mit Skype:
    • mit SWITCHinteract: man kann sich gegenseitig sehen und hören, Dokumente austauschen und diskutieren, die Sitzung  aufnehmen, damit man sie später  wiedersehen kann

Was ist, wenn jemand bei einer Sitzung nicht anwesend sein kann?

  • Nobody’s perfect; Wenn eine Person ankündigt, dass sie nicht teilnehmen kann, können die anderen Mitglieder des Teams ihn nicht beschuldigen. Es ist jedoch nicht so, dass eine Person, die nicht an einem Treffen teilnimmt, keine Rolle spielt:
    • Die abwesende Person muss normalerweise die Entscheidungen der Gruppenmitglieder befolgen, die an dem Treffen teilnehmen. Alle Mitglieder der Gruppe müssen also das Protokoll der Sitzung erhalten.
    • Die abwesende Person möchte möglicherweise auch im Voraus zu bestimmten Aspekten der Tagesordnung Stellung nehmen (per E-Mail an die Gruppe oder durch Schreiben von Informationen, die sie in einem gemeinsamen Dokument teilen möchten).
    • Der Arbeitsplan der Gruppe kann auch verlangen, dass diese Person trotz ihrer Abwesenheit während des Treffens den Fortschritt ihrer Arbeit oder Informationen in ihrem Besitz kommuniziert. Ein anderes Mitglied des Teams kann beauftragt werden, die abwesende Person zu vertreten.
    • Die Teilnehmer müssen diese Informationen während der Sitzung  berücksichtigen.
  • Vorabentscheidung
    • Sie können auch eine ferngesteuerte (und asynchrone) Abstimmung mit einem Auf Distanz -Polling-Werkzeug organisieren (siehe Aktivität "Team-Entscheidung treffen").

Wie organisiert man sich während der Sitzung?

  • Die Sitzung gut starten indem man die Tagesordnung liest
    • Die Aufgaben, die von jedem Mitglied vor dieser Sitzung erledigt werden sollten,
    • die Aufgaben, die während des Treffens zu erledigen sind,
    • Die Punkte die zu besprechen sind und die Zeit die dazu zu widmen ist.
    • Im Idealfall wurde diese Agenda vor der Sitzung beispielsweise per E-Mail mitgeteilt. Es ist auch gut, dass die Tagesordnung auf einen Bildschirm projiziert oder auf Papier verteilt wird, so dass jeder Zugang dazu hat.
    • Es ist üblich, dass anwesende Mitglieder einen Punkt hinzufügen dürfen.
  • Starten Sie das Treffen gut, indem Sie die Rollen definieren
    • Mindestens ein "Präsident", verantwortlich und Moderator der Sitzung.
    • Ein Sekretär des Treffens: Er nimmt die notwendigen Notizen, um das Protokoll des Treffens zu schreiben.
    • Andere Rollen: Hüter der Zeit, Redeverteiler, ...
    • IKT-Manager: es handelt sich um die Person, die am besten in der Lage ist, Ihre Fragen im Falle von Problemen mit einem IKT-Werkzeug zu lösen
    • Rollen können bei jedem Treffen festgelegt oder geändert werden (dies hängt von den Wünschen der Gruppe ab).
    • Sie werden schnell feststellen, dass sich jeder selbst positioniert: Anführer, Mediator usw.
  • Ablauf des Treffens
    • Befolgen Sie die Tagesordnung und bleiben Sie dabei
    • Hinweise für die PV:
      • Keine Notwendigkeit, alles aufzuschreiben. Sind notwendig: Die auszuführenden Aktionen. Wer macht was? Die getroffenen Entscheidungen. Fristen
      • Wir können das alles auf dem Papier notieren. Wenn Sie diese Notizen direkt in eine Datei schreiben, wird die Verteilung aber vereinfacht. Und warum nicht ein freigegebenes Dokument mit Google Drive öffnen? Es wäre so noch einfacher.
    • Beitrag der Mitglieder:
      • Jeder Teilnehmer kommt vorbereitet an das Treffen.
      • Jeder Teilnehmer trägt dazu bei, dass er so klar wie möglich und so kurz wie möglich ist
      • Kritik / Anmerkungen / Komplimente äußern die Teilnehmer, indem sie konstruktiv bleiben, das heißt, ohne zu urteilen ("Es ist keine gute Idee, einen Teil in das Dokument einzufügen") Argumente  ("Es ist keine gute Idee, dem Dokument einen Teil hinzuzufügen, da wir bis zur nächsten Woche keine Zeit haben werden, es zu beenden").
      • Ein Treffen sollte es jedem ermöglichen, sich frei auszudrücken und demokratisch Entscheidungen zu treffen.
      • Die Qualität einer Besprechung ergibt sich häufig aus den bereitgestellten Informationen und getroffenen Entscheidungen. Wenn die Mitglieder viel besser informiert sind, gute Entscheidungen getroffen haben und wissen, was sie vor dem nächsten Treffen tun müssen, wird das Team besser in der Lage sein, das Treffen voranzutreiben.
    • Konzentrieren Sie sich auf geplante Aufgaben der Tagesordnung
      • Der Vorsitzende oder der Verantwortliche der Zeit kann/ muss die Mitglieder darauf aufmerksam machen, wenn ein Punkt länger dauert als erwartet. Manchmal ist es gut zu entscheiden, dass ein Punkt nicht angesprochen wird, um die Diskussion des vorherigen Punktes zu beenden.
    • Eventuell einen Moment der Sozialisierung (z.B. in der Cafeteria) am Ende der Sitzung  vorsehen

Was ist am Ende einer Sitzung und gleich danach zu tun?

Bereiten Sie die nächste Sitzung vor

  • Bereiten Sie am Ende jedes Treffen das nächste Treffen vor (Datum-Zeit, Tagesordnung, Aufgaben vor der Sitzung, wer nimmt einen Computer ...).
    • Fassen Sie die Aufgaben zusammen, die zwischen zwei Besprechungen für jedes Mitglied zu erledigen sind.
    • Definieren Sie den Sitzungs-Modus: bei Anwesenheit aller Mitglieder durch die Angabe des Ortes und der Uhrzeit, bei  Distanz-Anwesenheit durch welches Chat, oder Forum (asynchron, definieren Sie die Modalitäten), etc.
  • Senden Sie das Protokoll und denken Sie über das nächste Treffen nach
    • Wenn man formal sein muss, wird die Version 1 des Protokolls mit einer kurzen Zeit gesendet, so dass jeder Teilnehmer der Sitzung seinen Inhalt liest und genehmigt. Nach jeder Korrektur wird die endgültige Version an jedes Mitglied des Teams zurückgegeben. Sie gilt für die ganze Gruppe.
    • Wir stellen sicher, dass in den Sitzungen festgelegte Termine und Maßnahmen eingehalten werden.