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Nutzen Sie Ihre Agenda jeden Tag Ihre Zeit und Aufgaben verwalten

Ziel

Sie müssen Ihre Agenda sehr regelmäßig aktualisieren und verwalten, weil die Festlegung eines festen Zeitplans für alle Semesterwochen wahrscheinlich nicht die richtige Lösung ist. In der Tat gibt es nicht 2 gleiche Wochen und die Anforderungen der Arbeit sind nicht von einer Woche zur anderen gleich.

Lassen Sie jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um Ihren Kalender auszuwerten und vergessen Sie ihn nicht!

Um nicht in der Menge der Arbeit oder in Ihren verschiedenen Sitzungen oder Treffen verloren zu gehen, ist es wichtig, Ihre Ziele (Ihre vorrangigen Aufgaben) klar zu definieren. Ist es Ihrer Meinung nach wichtiger, den Artikel zu lesen, der für den Kurs am nächsten Dienstag verlangt ist, oder die Präsentation vorzubereiten, die für Ihren Verein am selben Tag gemacht werden soll? Wie viel Arbeit wird für diese beiden Aktivitäten benötigt und welche Auswirkungen hat dies, wenn die Arbeit nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden kann? Somit erfordert die Definition von Prioritäten eine Sammlung von Informationen:

  • Welche Aufgaben?
  • Unter welchen Bedingungen?
  • Welche Ziele?
  • Welches Gleichgewicht zwischen universitären und außeruniversitären Aktivitäten?
Schritte

Verwaltung Ihrer kurzfristigen Agenda
(heute, morgen und in den nächsten zwei Wochen)

  1. Liste der Aufgaben (cf. nachstehende Tabelle) : Diese Liste kann mit RememberTheMilk.com ausgeführt werden, oder mit einer "to do list"-Anwendung auf Ihrem Smartphone.
  • Sie können für jede Aufgabe die erwarteten Ergebnisse / Ziele sowie die Fristen anzeigen.
  • Es kann effektiver sein, eine neue Aufgabe, die in einer solchen Liste ausgeführt werden soll, schnell zu notieren und dann, wenn es Zeit gibt, mit Ihrer Agenda zu sehen, wann Sie diese Aufgabe tun können.
  • Der Platz, den Sie in die Agenden eintragen können, kann begrenzt sein. Aber, in Ihrer Liste können Sie für jede Aufgabe die erwarteten Ergebnisse/Ziele, die erreicht werden sollen, sowie die Fristen anzeigen.
  • Manchmal gibt es keinen besonderen Tag, an dem man eine Aufgabe erledigen muss (z.B. ein Buch zurück in die Bibliothek bringen): Es ist einfach, diese Aufgabe in die Liste aufzunehmen und nicht so einfach in die Agenda.
  1. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Kalender ( Outlook, Agenda UniFR, Moodle, “Google Calendar”, “SmartPhone”, Papiertagebuch usw.) regelmäßig zu benutzen :
  • so schnell wie möglich eine neue Aufgabenfrist und/oder einen neuen Termin hinzufügen, die in Ihrer Aufgabenliste (Rememberthemilk, Google Kalender, usw.) notiert wurde;
  • durch erneutes Lesen, jeden Abend, vom Ihrem Programm des nächsten Tages;
  • mithilfe der Funktion "Erinnerungs-E-Mail", die in einigen elektronischen Tagebüchern verfügbar ist oder mithilfe der "Alarmfunktion", die mit Notizen verknüpft werden kann (z.B. in einem Notiztool wie z.B. Evernote oder Google Keep) oder die in einem Aufgabenorganisationswerkzeug existiert (wie z.B. Trello).
  1. Denken Sie daran, wenn Sie eine neue Aufgabe hinzufügen:
  • Planen Sie die Zeit(en), wann Sie die Arbeit mit all ihren Schritten erledigen müssen: Bevor Sie beispielsweise eine Seminararbeit schreiben, sollten Sie nach Informationen suchen und die gefundene Dokumentation lesen.
  • Seien Sie logisch bei der Reihenfolge Ihrer Kurse: In unserem Beispiel einer Agenda könnte die Revision von Kurs 5 Notizen während der persönlichen Arbeitszeit am Mittwochnachmittag und die Revision von Kurs 2 Notizen während der persönlichen Arbeitszeit am Wochenende durchgeführt werden.

Dies sollte Ihnen eine Liste Ihrer Aufgaben ähnlich der folgenden Tabelle liefern.

 

Werden die Ziele vorgeschlagen? Können die Ziele erreicht werden?

Beobachten Sie Ihre Tabelle (Aktivitäten, erwarteten Ergebnissen / Zielen, Fristen), stellen Ihnen immer diese beiden Fragen und :

  • Ihr eigenes Notationssystem übernehmen : Verwenden Sie Farben, Zahlen oder Formen, um Ihre Agenda mit einem Blick verständlich zu machen, sei es in gedruckter oder elektronischer Form. Mit der dominante Farbe können Sie überprüfen, ob Sie Ihre vorrangigen Ziele zuerst erfüllen. Zum Beispiel bietet Google Kalender diese Möglichkeit und Sie können objektiv die Masse der Arbeit bewerten, die Sie bei jeder Aufgabe ausführen und ob Ihre verschiedenen Aufgaben gut verteilt sind (siehe Abbildung unten);
  • Planen Sie die Fertigstellung Ihrer Arbeit eine Woche vor dem offiziellen Abgabetermin. Sie werden ein wenig Spielraum haben, wenn Sie mit bestimmten unerwarteten Umständen konfrontiert sind.

 

Wie wählt man seine Ziele (prioritäre Aufgaben)?

Wenn Sie Ihre Zeit in Ihrem Kalender planen, werden Sie feststellen, dass sich Ihr Stundenplan schnell füllt. Um Zeit und Moment für sich selbst zu behalten, ist es daher wichtig, zu schätzen wieviel Zeit in jede Aktivität investiert sein soll. Nehmen Sie Ihre Abbildung und fragen Sie sich für jede Aufgabe:

  • Qualität der durchzuführenden Arbeit?
  • Menge der Arbeit und benötigte Zeit?

Beobachten Sie jetzt die Limiten. Diese sind von Ihrem Tagebuch abhängig (leider ist der Tag  nicht dehnbar) , von den erzwungenen Zeitpläne der Amten mit denen Sie arbeiten abhängig (Bibliotheken, etc.) von den Transportmittel abhängig  (beim Autofahren schwierig zu arbeiten, aber in der Zug können sie Arbeit planen ) oder von sich selbst abhängig  (wenn Sie ein Perfektionist sind, wird es besser sein, Sie setzen  sich eine Grenze um keine Zeit mit einigen Detail zu verlieren und damit Sie genug Zeit  für die  nächste Arbeit die geplant war haben).

Ein Text zum Nachdenken: "Les gros cailloux"  (siehe Ressourcen) fasst die Idee der Prioritäten gut zusammen.