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Definieren Sie ihre Klassifikationslogik Die Datensammlung verwalten

Ziel

Es gibt verschiedene Logiken der Dokumentklassifikation (nach Jahr, nach Tag, nach Aktivität usw.). Was wichtig ist, ist eine einfache Logik, natürlich und persönlich, die es uns ermöglicht, Dokumente zu finden.

Schritte

Wie klassifizieren Sie Ihre Dateien? Welche Strategien?

Gestallten Sie eine Ranking-Logik, indem Sie Ordner und Unterordner herstellen, in denen Ihre Dokumentdateien abgelegt werden. Entwerfen Sie eine einfache Logik, natürlich und persönlich. Dann wenden Sie diese Logik auf Ihre Speicherplätze an.

Einfach:

  • Es ist schwierig, viele Ebenen von Ordnern und Unterordnern zu verwalten.
  • Dokumente in vielen verschachtelten Ordnern zu finden, braucht mehr Zeit;
  • Je mehr Ebenen von Unterordnern, desto wahrscheinlicher werden Sie vergessen, in bestimmten Verschachtelungen zu suchen.

 

Natürlich: Beginnen Sie die Art der Dokumente, die Sie speichern müssen zu identifizieren. Identifizieren Sie auch die wichtigsten Aktionen, die Sie mit den Dokumenten ausführen müssen:

  • Kreative Dokumentenaktivitäten: eine Kurs- oder Seminararbeit könne Quelle von Dokumenten sein, die man besser zusammen aufbewahren sollte => Dateien, die nach den Titeln dieser Kurse oder dieser Seminare benannt werden, sind sehr natürlich;
  • Dazwischenliegende Aktionen: zum Beispiel, laden Sie Dokumente in Serie herunter => 1) Depot-Box und Sammelsurium 2) Klassifizierung Ihre Fundsachen, von der Depot-Box in Ihrer Struktur;
  • Am häufigste und im laufenden Aktionen: Am Anfang der logischen Struktur, gut sichtbar. Zum Beispiel durch Hinzufügen von Zeichen (z. B. das Zeichen gleich "=") oder Zahlen (z. B. 1, 2, ...) oder andere Zeichen vor dem Namen der am häufigsten verwendeten Ordner;
  • Abgeschlossene Aktionen: Am Ende der logischen Struktur oder in einem Archivbereich.

 

Persönlich: Benennen Sie Ordner, Unterordner und Dateien so, dass es für Sie verständlich ist. Es gibt keine universelle Logik und absolute Regel, die für alle gilt, für alle Projekte, für immer usw. :

  • Die Regeln Ihrer Logik können gemischt sein: eine Menge von Dateien und Dateien gemäß einer Logik und eine andere gemäß anderen Regeln;
  • Entwerfen Sie eine Logik, die dynamisch ist: Eine Klassifikationslogik kann seine praktische Seite schnell verlieren;
  • Entwerfen Sie eine Logik, die Ihrer Art und Weise entspricht.

Vernachlässigen Sie nicht das Nachdenken über die Logik, die Sie übernehmen müssen.  In der digitalen Welt von heute verirrt man sich einfach in dem Fluss der gefundenen Dokumente, der hergestellten Dokumente, und der klassifizierten Dokumente. Als Hilfe können Sie eine Darstellung Ihrer Logik herstellen: ein Diagramm, eine Kopie des Datei-Explorers, eine Konzept-Karte usw.

Verbringen Sie jedoch nicht Stunden damit, diese Logik herzustellen: Stellen Sie eine erste Version her, probieren Sie sie in Ihrer aktuellen Arbeit aus und ändern Sie sie den Anforderungen Ihrer Arbeit und der folgenden Arbeiten entsprechend.

 

Was sind die Logiken der Klassifikation?

Beispiele für Logik, durch:

  • Hierarchie, Tag, ...
  • Aktivität (Uni, Freizeit, Arbeit, Fotos, Musik, etc.)
  • Chronologie: Jahr, Monat, Tag
  • Nach Notfall massigem und Aktuellem: dringend, fortlaufend, archiviert, für später usw.

Ein Diagramm (Konzept-Karte, etc.) Ihrer Ranking-Logik kann Ihnen dabei helfen, die Verknüpfungen zwischen "Standorten" (Ordnern) zu verstehen. Dies vereinfacht die Suche nach Schlüsselwörtern (z. B. mit integrierten Softwarewerkzeugen MacOSX Spotlight und Windows Search (w7) oder Serarch box (w8)).

 

Tipps?

Denken Sie daran, ein neues Dokument direkt in den richtigen Ordner zu speichern und eine Verknüpfung auf dem Desktop für die Dokumente, die sie gerade schreiben und oft benützen zu gestalten (dies vermeidet, dass Sie es später neu klassifizieren müssen).