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Communiquer dans une équipe de travail Travailler en équipe

Finalités

La progression d’un travail d’équipe crée toute une série de situations de communication. Par exemple, un membre partage un document dans lequel il pense avoir trouvé des arguments intéressants pour la thématique explorée. Ce membre indique aux autres ces arguments et tout le monde communique sur leur pertinence et leur validité. Un autre exemple est celui d’une réunion de l’équipe durant laquelle un membre intervient pour proposer que l’on passe à l’étape suivante du travail à effectuer. Cette personne explique pourquoi elle pense que l’étape précédente est aboutie et tout le monde exprime son accord ou désaccord.

Dans toutes ces situations, l’application de certains principes peut rendre la communication plus efficace. De plus, certains outils et méthodes peuvent améliorer cette communication.

Etapes

Des principes de communication pour toute équipe de travail

Alaoui, Laferrière et Meloche (1996) expliquent plusieurs principes fondamentaux de la communication à prendre en compte dans toute équipe de travail.

  • Le travail peut se développer s’il y a circulation des informations.
    • Cette circulation nécessite que chacun puisse s’exprimer librement. La compréhension de ces informations, repose sur la condition que chacun veille à écouter et comprendre les autres. Aussi bien l’expression que l’écoute de tous les membres doivent se faire dans le respect et la confiance.
    • En particulier: “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.)
  • Il y a deux types d’informations qui circulent dans une équipe :
    • les informations propres au travail à faire ;
    • les sentiments des membres de l’équipe tels qu’ils les expriment à propos de ce travail et des arguments apportés par les autres membres.
  • La participation de chaque membre est requise.
    • “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.)
  • “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.)
    • Si chaque membre de l’équipe ne peut pas toujours être d’accord avec tous les autres, il doit par contre veiller à maintenir sa volonté que les relations entre les membres de l’équipe se passent au mieux.

Dans le travail quotidien, cela supposerait que chaque membre sache devenir récepteur et/ou émetteur quand cela convient. Alaoui, Laferrière et Meloche (1996) nous précisent ce que cela veut dire :

  • “Pour bien écouter et comprendre ce que l’émetteur communique, le récepteur doit :
    • adopter une attitude intéressée sur le plan non-verbal, ou tout au moins une attitude ouverte, compréhensive;
    • laisser l’autre s’exprimer jusqu’au bout;
    • s’assurer de la bonne compréhension des idées émises par l’émetteur en lui posant des questions ou en reformulant les idées qu’il ou elle a émises; être sensible à l’émetteur en s’efforçant de cerner sa réalité et sa perception des choses.
  • Pour s’exprimer de façon à être écouté et à être compris, l’émetteur doit :
    • s’exprimer le plus succinctement possible pour éviter d’empiéter sur le temps d’expression des autres membres de l’équipe;
    • s’exprimer de façon claire et précise; utiliser un langage accessible;
    • avoir recours, au besoin, au langage non-verbal.”

Avec quels outils communiquer dans l’équipe ?

Pour rendre une communication efficace, il faut garder à l’esprit qu’une action de communication est souvent complexe, en particulier parce qu’elle repose sur des “dits” et des “non-dits”. Dans la communication directe, où les participants sont dans un même lieu au même moment, des messages non verbaux complètent les messages verbaux et leur importance est grande.

Si l’on considère comment les technologies peuvent aider la communication dans une équipe de travail, ce sont à la fois les outils asynchrones et les outils synchrones qu’il faut considérer.

  • Les outils synchrones permettent de faire avancer un travail d’équipe lorsque les membres de l’équipe, tous ou une partie, ont  un moment commun de discussion ou de réunion :
    • téléphones, smartphones, etc. qui permettent surtout des échanges entre deux personnes ;
    • chats, systèmes de petits messages (SMS), etc.
    • systèmes de réunions et de conférences virtuelles
  • Les outils asynchrones permettent de faire avancer le travail commun en profitant de moments différents dans les agendas des membres d’une équipe de travail :
    • systèmes de courriers électroniques (email) et de messageries (SMS, Skype)
    • forum électroniques où les informations échangées seront souvent organisées selon des fils de discussion

Pour favoriser votre communication dans des situations de travail à distance, utilisez les fonctions “d’awareness” des outils de communication. Le terme anglais “awareness” est utilisé pour désigner “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012). Lorsqu’une équipe travaille en présence, chacun a facilement conscience qu’un membre veut parler, est présent, commente un document, fait une blague, etc. A distance cette compréhension est plus difficile. Aussi, pour la faciliter, de multiples solutions existent comme, par exemple :

  • Vous venez de travailler deux heures dans un texte écrit en commun. Dites aux autres ce que vous venez de faire, ce qu’il vous reste à faire, ce qu’il faut décider. Vous pouvez le faire en envoyant un mail par exemple ou en laissant un commentaire très visible dans le texte.
  • Vous entrez dans une salle de réunion virtuelle. Il y a quelque part une liste des noms des personnes déjà présentes ou une icône qui représente chacun des autres membres de l’équipe. C’est aussi le cas dans Google drive, par exemple, où les personnes présentes dans le document sont représentées par une petite vignette.
  • Dans un outil de réunion en ligne comme SWITCHinteract, les personnes présentes peuvent lever le doigt pour indiquer aux autres leur volonté de s’exprimer. Cela facilite le rôle de l’animateur de la réunion.
  • On peut montrer aux autres le ton avec lequel on dit les choses en utilisant des smileys dans un chat ou un mail.

Nous ne considérons pas plus ici tous les outils servant à partager des ressources documentaires ou à co-élaborer des documents. Ces types d’outils sont abordés dans d’autres fiches sur le travail en équipe.