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Organiser un travail en équipe Communiquer et Collaborer

Finalités

Quelle que soit la tâche de travail à réaliser en équipe, la première chose à faire est de créer l’équipe et de l’organiser en fonction du travail à mener à bien.

Etapes

Au travers d’un cursus universitaire, un-e étudiant-e aura l’occasion de collaborer dans des équipes de travail bien différentes. Par exemple, elle-il pourra travailler avec un-e collègue, plusieurs heures durant deux semaines pour préparer et animer une présentation orale.  Elle-il pourra aussi expérimenter de plus grandes équipes, comme par exemple travailler avec trois ou quatre autres étudiant-e-s durant un semestre complet pour réaliser un projet. Les premières étapes de la vie d’une équipe de travail tournent certainement autour de quelques questions clés auxquelles il s’agit de répondre pour commencer à travailler efficacement :

  • Q1 : Comment créer l’équipe de travail en l’optimisant ?
  • Q2 : Comment commencer à organiser l’équipe de travail ?
  • Q3 : Quels sont les objectifs du travail de l’équipe ?
  • Q4 : Quel est le calendrier de travail de l’équipe ?

 

Regardons maintenant successivement ces questions-clé.

Q1 : Comment créer l’équipe de travail en l’optimisant ?

Deux grands paramètres sont à prendre en compte :

  • La taille conseillée pour un groupe d’apprentissage est de 3 à 6 personnes.
    • Cette taille dépend aussi du degré d’expertise des personnes pour le travail à effectuer par l’équipe.
    • Si vous êtes plus de 6, formez plutôt deux groupes (ou plus) et mélanger les membres de temps en temps. Cela évitera une équipe trop grande, plus difficile à gérer, et les groupes s’équilibreront.
  • Choisissez les membres du groupe par “affinité” (d’objectifs, de visions, d’engagement,…).
    • Evidemment la première fois, au début de la première année à l’université, vous ne connaissez pas ou peu les autres et on ne peut pas tenir en compte ce critère facilement. Mais ensuite…
    • Parfois, vous ne pourrez pas choisir avec qui vous vous trouvez travailler. Restez constructifs et commencez par faire une liste des compétences et envies de chaque membre (voir aussi Question 2).

Q2 : Comment commencer à organiser l’équipe de travail ?

  • Organisez une première réunion
    • Cette première rencontre sert de “prise de température mutuelle”.
    • Faites un petit tour de table sur les méthodes de travail, les techniques, les astuces, les forces (et faiblesses?) de chacun.
    • Discutez également les attentes de chacun des membres du groupe.
  • Clarifiez à ce moment avec les participants qu’ils s’engagent à travailler
    • Un groupe d’étude qui travaille bien est une aide, un groupe qui travaille mal est un obstacle.
  • Définissez les “règles” de travail de l’équipe
    • Par exemple: venir aux séances en étant “préparé.e” (présence en ayant fait les tâches prévues entre les rencontres).
    • Ces règles, ainsi que les sanctions, peuvent être plus ou moins strictes, mais il est très utile de mettre les cartes sur la table au début du travail de groupe.
    • Les règles minimisent le risque de mauvais fonctionnement ou de rancunes de la part de certains membres par la suite.
  • Définissez vos outils de travail
    • Echange des adresses email, des numéros de téléphone, etc.
    • Passer en revue les outils dont chacun dispose (ordinateur portable, tablette, etc.),
    • Discuter et définir un programme de travail collaboratif (p.ex. Gmail → travail collaboratif simultané)
    • Discuter et définir un programme pour chacune des tâches importantes de l’équipe :
      • Zotero ou Citavi → bibliographie commune;
      • Diigo → répertoire de liens commun;
      • SWITCHdrive → partage de documents;
      • Skype ou SWITCHinteract → réunions à distance;
      • AwwApp, Miro, Padlet, Trello → un organiseur graphique des tâches;
      • etc.

A partir de tous ces points, définissez les rôles globaux de chacun.

Q3 : Quels sont les objectifs du travail de l’équipe ?

  • Définissez ces buts de façon claire et opérationnelle, par exemple formulez des objectifs S.M.A.R.T. (Doran, 1981) :
    • Spécifique – l’objectif concerne des personnes, des conditions générales etc. concrètement désignées ; les limites du domaine de l’objectif sont fixées par avance.
    • Mesurable – il est possible de définir les qualités et, le cas échéant, les quantités indiquant l’atteinte d’un objectif ; et des indicateurs peuvent en être déduits. Il faut décrire concrètement comment mesurer si on a atteint l’objectif.
    • Adapté – s’agit-il du « bon » objectif ? Les mesures prévues correspondent-elles à un besoin ? L’objectif vise-t-il un apprentissage qui permettra de bien passer le ou les examens?
    • Réaliste – les perspectives d’atteindre l’objectif sont suffisamment bonnes dans le contexte donné (ressources, temps, compétences) ; aucun facteur externe et incontrôlable n’empêche d’atteindre l’objectif.
    • un Terme est fixé – un cadre temporel est fixée par avance. Une date à laquelle le but devra être atteint est fixée et communiqué à tous les membres du groupe.
    • Aidez-vous, par exemple, des conseils du blog de A. Philippe (2011) pour écrire vos objectifs sous cette forme (cf Ressources).
  • Élaborez les buts de l’équipe avec tous les membres
    • Il est important que tous les membres de l’équipe adhèrent aux buts.
    • L’élaboration collaborative des buts, par exemple à l’aide d’un wiki ou d’un éditeur de textes en ligne, est un bon moyen pour arriver à une telle adhésion.
  • Notez ces buts afin d’y revenir à la fin de la recherche et de vérifier leur réalisation.

Q4 : Quel est le calendrier de travail de l’équipe ?

  • Planifiez des rencontres régulières
    • La régularité des rencontres incite à un rythme de travail constant. De préférence au moins 1-2 fois par mois, voire toutes les semaines si possible. Fixez si possible un jour précis de la semaine, cela facilite l’organisation du temps des différents membres.
  • Calez votre calendrier sur les dates importantes
    • Notamment sur les jours d’examens, d’interrogations, de cours,…, et mis en lien avec les objectifs du groupe.
  • Prévoyez du temps pour les imprévus
    • Insérez quelques rencontres en plus de celles que vous estimez nécessaires pour atteindre les buts du groupe.
  • Prévoyez une certaine flexibilité
    • Il est très probable qu’un ou plusieurs rendez-vous devront être déplacés, voire annulés. Gardez des moments “de réserve” pour faire face à ces cas.
  • Établissez le calendrier avec toute l’équipe
    • Cela vous aide à assurer une participation régulière de tous. Un calendrier en ligne accessible par tous les membres, comme par exemple le calendrier de Moodle ou Google Agenda, est un outil qui peut faciliter l’élaboration et la consultation d’un calendrier partagé avec vos partenaires.

Nous nous sommes inspirés de différents auteurs et sites web afin de créer les questions et propositions de réponses qui précèdent : Cauvin (1997), (Doré & Landreville, 2004), Guédon (2014), Les dossiers du psychologue (2013), Mucchielli (2009) et Study guides and Strategies Website (sd).