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Ecrire un document en équipe Communiquer et Collaborer

Finalités

De nombreuses fois un étudiant doit produire un travail écrit en collaborant avec des collègues. Cette fiche d’activité propose des réflexions et des conseils pour répondre aux questions concrètes suivantes :

  • Comment puis-je créer et partager un document ?
  • Comment sauver mon document ? ou accéder à une version antérieure ?
  • Comment voir et savoir le travail des uns et des autres ?
  • Comment faciliter l’avancement du document ?
  • Comment savoir quand le document est terminé ?
  • Où faire la mise en page finale ?

Les aspects de gestion de la documentation aidant l’équipe à écrire sont détaillés dans une autre fiche du scénario “Communiquer et collaborer”.

Etapes

Comment puis-je créer et partager un document ?

  • Choisir un outil collaboratif d’écriture
    • A l’Université de Fribourg, tous les utilisateurs peuvent utiliser SWITCHdrive. Nous le recommandons vivement car le service de repository SWITCHdrive est fait pour les universités suisses et applique les lois suisses en matière de propriété intellectuelle (Plus d'information à  ce sujet : cf. Activité "Choisir un traitement de texte").
    • Un autre outil collaboratif très utilisé est Google drive (drive.google.com).
      • Un de ses avantages est que Google Doc utilise Zotero comme outil de gestion bibliographique associé/intégré (fonctionne avec Firefox et Chrome).
    • Si vous n’avez jamais utilisé ces services en ligne, commencez par vous inscrire (gratuit) :
      • Pour SWITCHdrive : créer votre compte (cf. Tutoriel SWITCHdrive dans les Ressources)
      • Pour Google drive : en cliquant sur “Sign up” et en renseignant quelques informations (nom, prénom, adresse email et choix d’un mot de passe).
  • Créer un document dans le service en ligne
    • Vous entrez alors dans votre “drive” où vous pouvez créer plusieurs types de documents (document texte, présentation, feuille de calcul, formulaire) :
      • Pour SWITCHdrive : Cliquez sur le bouton « + » (pour l’utilisation en ligne avec votre navigateur) ou Ouvrez un document comme vous le faites d’habitude (utilisation du client SWITCHdrive) ;
      • Pour Google drive : bouton "+ nouveau" à gauche.
    • Pour les trois premiers types, SWITCHdrive et Google drive se comportent comme les logiciels que vous connaissez bien (MicroSoft ou OpenOffice).
    • Dans la suite de cette activité, nous parlerons de l’écriture d’un texte avec OnlyOffice (pour SWITCHdrive) et Google Docs (pour Google drive)
  • Partager le document créé.
    • Pour SWITCHdrive : Cliquez sur le bouton « < » en face de votre fichier (pour l’utilisation en ligne avec votre navigateur) ou Cliquez sur votre fichier avec le bouton droit de votre souris et, dans le menu, sur SWITCHdrive (utilisation du client SWITCHdrive) (cf. Tutoriel SWITCHdrive dans les Ressources)
    • Pour Google drive : Cliquez sur le bouton bleu “partager” (en haut à droite). Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez par exemple l’adresse email d’un de vos collègues,
    • Partager un document avec une personne, c’est aussi définir un niveau de droit (éditeur, commentateur, lecteur) que vous voulez donner à cette personne.
    • Votre travail en équipe est commencé avec ce collègue pour ce document.

Comment sauver mon document ? Où accéder à une version antérieure ?

  • Pour OnlyOffice : Le fichier est sauvé automatiquement (pour l’utilisation en ligne avec votre navigateur) mais il faut cliquer sur “save” dans le menu “file” (ou utiliser le raccourci clavier CTRL S) si on utilise le client SWITCHdrive.
  • Pour OnlyOffice : Les historiques des fichiers, par exemple avec Word, sont accessibles si les fichiers sont enregistrés sur OneDrive.
  • Pour Google Docs : Le fichier est sauvé automatiquement dans Google Drive.
    • Evidemment, on peut sauver son document en allant cliquer sur “save” dans le menu “file” (ou en utilisant le raccourci clavier CTRL S). Mais le fichier est sauvé automatiquement sur le serveur Google très souvent et automatiquement. Donc, plus besoin de se préoccuper de cela.
  • Pour Google Docs : Les sauvegardes automatiques constituent l’historique du fichier
    • L’avantage de cette procédure automatique est aussi que l’historique du fichier permet d’accéder facilement à de très nombreuses versions précédentes.
    • Cela est bien pratique, notamment dans le cas d’un travail d’équipe. Quelqu’un peut avoir effacé, sans le faire exprès une partie à garder. Cette personne peut retourner en arrière avec la fonction “Consultez l’historique des révisions” dans le menu “Fichier”.
    • Parfois, c’est une décision qui doit être commune à l’équipe entière pour retourner un peu en arrière avant de continuer.

Comment voir et savoir le travail des uns et des autres ?

  • Visualiser les contributions de chaque éditeur ?
    • Pour un travail en commun, avec Word ou OpenOffice Writer, une version particulière du document peut facilement montrer les apports de chacun avec des couleurs différentes. Mais, si les gens travaillent en même temps, il existe plusieurs versions simultanées qu’il faut remettre en une seule, etc. Long, fastidieux et répété…
    • Dans un document OnlyOffice ou Google Docs, les contributions de chaque éditeur ne sont pas différenciées, par exemple par une couleur. Lorsque quelqu’un écrit, on voit un curseur à l’endroit où il agit et on voit aussi le texte évoluer en direct
    • On peut créer des couleurs différentes pour les ajouts (lignes, mots, etc.) des différents auteurs comme dans d’autres traitements de texte (Word par exemple) :
      • dans OnlyOffice : en utilisant la fonction “track changes” ;
      • dans Google Docs : en utilisant le « Reviser » (Menu > "boutton crayon" sur la droite > suggestion).
  • Dans OnlyOffice et Google Docs, pour savoir ce que chaque membre de l’équipe a fait dans le document commun, on peut :
    • décider que durant une étape du travail, le rôle de chacun est de travailler dans une partie spéciale
    • ajouter un commentaire à une partie nouvelle pour attirer l’attention des autres sur ce changement

Comment faciliter l’avancement du document ?

  • Prenez des rendez-vous pour travailler en même temps dans le document. Si vos agendas le permettent, c’est très motivant.
    • Vous saurez facilement que vos collègues sont en ligne avec vous parce qu’une petite icône représente chaque personne connectée
    • Vous pourrez avoir rapidement une petite discussion (au clavier) avec toute personne présente avec le chat que OnlyOffice et Google Docs associent au document.
  • Une règle simple qui facilite beaucoup l’écriture en commun : séparez le texte des commentaires.
    • On écrit souvent du texte tout en laissant aussi dans l’espace du texte des choses pour s’aider à continuer: “à finir”, “retravailler cette phrase”, “chercher la référence biblio”, etc.
    • En travaillant seul-e, cela ne pose pas trop de problème. Mais, à plusieurs, il vaut beaucoup mieux séparer ces petits ajouts du texte en utilisant la fonction commentaire qui insère une petite fenêtre dans la marge du texte, avec l’ajout à l’intérieur.
  • Plein d’avantages :
    • Votre regard est attiré par le commentaire en marge ; celui de vos collègues aussi. Le petit travail à faire ne sera pas oublié et le commentaire ne restera pas dans votre texte final…
    • Vos collègues étant attirés eux aussi visuellement par votre commentaire, ils pourront mieux vous aider et faire avancer votre texte en commun. Par exemple, votre collègue qui voit en marge  “chercher la référence biblio” et qui dispose de cette référence pourra l’ajouter.
    • Dans ce cas, vous recevrez directement dans votre boîte email un courrier pour vous avertir que ce petit travail est fait. Pas de temps perdu à continuer à chercher l’information qu’un autre membre de l’équipe avait de son côté.

Comment savoir quand le document est terminé ?

  • Le délai dont votre équipe dispose est-il vraiment la réponse à cette question ?
    • Ne vous laissez pas déborder par cette date butoir. Ne vous retrouvez pas à cette date avec un document pas terminé. Envoyez donc régulièrement des messages à vos collègues pour leur faire savoir ce que vous venez de faire, ce qu’il reste à faire selon vous, les questions auxquelles répondre, etc.
  • Mieux. Organisez des périodes de temps avec votre équipe, chaque période dédiée à une activité particulière.
    • Période 1:  Structurer le document: décider des sections et de leurs contenus.
    • Période 2: Ecrire, par exemple, chacun dans une section particulière.
    • Période 3: Relire, par exemple, chacun relit une section (qu’il n’a pas écrite) et ajoute des commentaires, des propositions d’ajouts et de reformulations, des questions, etc.
    • Période 4: Ajouter la bibliographie. Google Docs permet d'utiliser Zotero comme outil de gestion bibliographique associé/intégré (fonctionne avec Firefox et Chrome). Nous conseillons alors de créer un groupe dans Zotero entre les membres de l’équipe pour faciliter le partage des références bibliographiques puis leur intégration dans le document commun.
    • Période 5: Revoir ensemble (séance commune) pour revoir les commentaires, les expliciter au besoin aux autres, décider des solutions et écrire ces solutions dans le texte. Si on est à distance, on peut très bien:
      • utiliser Skype pour discuter des points commentés
      • être connectés en même temps à OnlyOffice (utilisation en ligne avec votre navigateur) ou à Google Docs pour voir les commentaires et travailler ensemble sur le texte
    • Période 6: Après une telle séance commune, il reste toujours une liste de petites choses à finir. Il faut qu’un membre de l’équipe envoie un message bilan à tous avec cette liste et proposant qui fait quoi.

Où faire la mise en page finale ?

  • Un traitement de texte, comme Word ou OpenOffice, est plus efficace que OnlyOffice ou Google Docs pour effectuer la mise en page finale. Word a plus de fonctions liées à la mise en page que OnlyOffice ou Google Docs.
  • Pensez aussi à convertir votre document final au format .pdf avant de le distribuer. Vous serez certain ainsi que votre mise en page sera conservée et votre document bien lisible par tous vos lecteurs.
  • Mais, surtout, investissez votre temps sur le fond plutôt que sur la forme.