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Mener (ou participer à) une réunion de projet Communiquer et Collaborer

Finalités

Pour qu’une équipe fonctionne bien et que son travail commun avance, la réunion d’équipe est incontournable. Tout en restant relax, elle ne doit cependant être organisée pour ne pas devenir une grande perte de temps. Cette fiche d’activité propose des réflexions et des conseils pour répondre aux questions concrètes suivantes :

  • Comment trouver le meilleur moment pour une réunion ?
  • Comment s’organiser avant la réunion ?
  • Et si quelqu’un ne peut pas être présent à une réunion ?
  • Comment s’organiser pendant une réunion ?
  • Que faire à la fin d’une réunion et juste après ?

Pour compiler ces conseils, nous nous sommes inspirés de notre expérience personnelle et des avis de divers auteurs et site internet :  CEDIP (2007), Doré & Landreville (2004) et OIQ (2011).

Etapes

Comment trouver le meilleur moment pour une réunion ?

  • Durant la première réunion de l’équipe, tous les membres viennent avec leurs agendas, décident du nombre de fois qu’il leur faudra se réunir et trouvent les dates-horaires nécessaires.
    • On peut utiliser des moments qui sont libres régulièrement dans la semaine (pas de cours, ni de sport, ni d’autres activités) pour le plus des membres de l’équipe.
    • Un de ces moments libres en commun peut être pré-réservé chaque semaine pour la durée du travail à effectuer par l’équipe.
  • Si un tel calendrier de toutes les réunions n’est pas fait en une fois au début de la vie de l’équipe, un bon moment pour trouver les date et horaire de la réunion suivante est la fin d’une réunion.
  • Pour décider d’une date et d’un horaire précis, on peut aussi utiliser l’outil Doodle qui permet que chacun réponde à une liste de propositions.

Comment s’organiser avant la réunion ?

  • La date et l’heure de la prochaine réunion étant fixées, il faut en informer tous les membres suffisamment tôt (même ceux qui ne pourront pas venir). Quelqu’un dans le groupe doit avoir le rôle de lancer cette information. Un moyen très simple et très efficace pour le faire est le mail électronique.
  • Cette information doit aussi contenir : le lieu de la réunion, la durée prévue et l’ordre du jour.
    • Si le lieu est inhabituel pour l’équipe, joindre un plan ou des explications claires et simples pour trouver.
    • Pensez aussi au lieu en fonction des technologies qui y sont disponibles et en fonction de vos besoins pour l’ordre du jour prévu : wifi? projecteur beamer? etc.
  • A l’avance, il faut aussi convenir de ce que chacun doit avoir fait avant de venir à la réunion
    • en particulier il faut décider qui doit éventuellement préparer une présentation, un résumé ou un bilan sur un certain point (et combien de temps cette présentation doit durer)
    • cette préparation peut impliquer des personnes qui savent à l’avance qu’elles ne pourront pas être présentes au moment de la réunion
  • Si toute l’équipe ne peut pas être au même endroit, les outils en ligne actuels, permettent de se créer très facilement une salle virtuelle :
    • avec Skype :
    • avec SWITCHinteract : on peut se voir et s’entendre, partager des documents et en discuter, enregistrer la réunion pour pouvoir revoir celle-ci plus tard

Et si quelqu’un ne peut pas être présent à une réunion ?

  • Nobody’s perfect ; si une personne annonce qu’elle ne pourra pas être présente, les autres membres de l’équipe ne peuvent pas le lui reprocher. Toutefois, ce n’est pas parce qu’une personne est absente d’une réunion  qu’elle n’a pas un rôle à y jouer:
    • La personne absente devra normalement se plier aux décisions des membres de l’équipe participant à la réunion. Tous les membres de l’équipe devront donc recevoir le PV de la réunion.
    • La personne absente peut aussi vouloir donner son point de vue sur certains aspects de l’ordre du jour par avance (par email au groupe ou écriture des informations qu’elle veut partager dans un document partagé).
    • Le calendrier de travail de l’équipe peut aussi obliger que cette personne, malgré son absence, communique durant la réunion l’état d’avancement de son travail ou des informations en sa possession. Un autre membre de l’équipe peut être délégué pour représenter la personne absente.
    • Les présents devront alors prendre ces informations en compte durant la réunion.
  • Décision anticipée
    • On peut aussi organiser un vote à distance (et asynchrone) avec un outil de sondage à distance (voir activité “prendre une décision en équipe”)

Comment s’organiser pendant une réunion ?

  • Bien débuter la réunion en rappelant rapidement l’ordre du jour
    • Les tâches qui étaient à faire par chaque membre avant cette rencontre,
    • Les tâches à faire pendant la rencontre,
    • Les points à aborder et le temps à y dédier.
    • L’idéal est que cet ordre du jour ait été communiqué avant la réunion, par mail par exemple. Il est bien également que l’ordre du jour soit projeté sur un écran ou distribué sur papier afin que tout le monde y ait accès.
    • Il est d’usage que les membres présents puissent ajouter un point à aborder.
  • Bien débuter la réunion en définissant les rôles
    • Au moins un “président”, responsable et animateur de la séance.
    • Un secrétaire de séance : il prend les notes nécessaires à l’écriture du PV de la réunion.
    • D’autres rôles : gardien du temps, distributeur de parole, …
    • Responsable TIC: est la personne la plus à même à répondre à vos questions en cas de problèmes avec un outil TIC
    • Les rôles peuvent être fixes ou changer à chaque réunion (cela va dépendre des désirs du groupe).
    • Vous observerez rapidement que chacun va se positionner: leader, médiateur, etc.
  • Déroulement de la réunion
    • Suivre l’ordre du jour et s’y tenir
    • Notes pour le PV :
      • Pas besoin de tout noter. Sont nécessaires: Les actions à mener. Qui fait quoi. Les décisions prises. Les dates butoirs.
      • On peut noter tout cela sur papier. Mais écrire ces notes directement dans un fichier en facilitera la distribution. Et pourquoi ne pas ouvrir un document partagé avec Google Drive? Cela sera encore plus simple.
    • Contribution des membres :
      • Chaque participant arrive préparé aux rencontres.
      • Chaque participant contribue en étant le plus clair possible et le plus bref possible
      • Critiques/remarques/compliments sont exprimés par les participants en restant constructifs, c’est-à-dire en particulier sans émettre de jugement (“Ce n’est pas une bonne idée de rajouter une partie dans le document.”) mais des arguments (“Ce n’est pas une bonne idée  de rajouter une partie dans le document parce qu’on n’aura pas le temps de finir pour la semaine prochaine.”).
      • Une réunion doit permettre à tous de s’exprimer librement et de prendre des décisions démocratiquement.
      • La qualité d’une réunion tient souvent aux informations communiquées et aux décisions prises. Si les membres ressortent beaucoup plus informés, ont pris de bonnes décisions et savent quoi faire avant la prochaine réunion, l’équipe pourra mieux avancer grâce à la réunion.
    • Garder le focus sur les tâches prévues à l’ordre du jour
      • Le président de séance ou le gardien du temps peuvent/doivent attirer l’attention des autres participants lorsqu’un point prend plus de temps que prévu. Parfois il est bon de décider qu’un point ne soit pas abordé pour pouvoir terminer la discussion sur le point précédent.
    • Eventuellement prévoir un moment de socialisation (p.ex. à la cafétéria) en fin de séance.

Que faire à la fin d’une réunion et juste après ?

Préparez la rencontre suivante

  • A la fin de chaque rencontre, préparez la rencontre suivante (date-heure, ordre du jour, tâches à faire avant la rencontre, qui prend un ordinateur…).
    • Résumez les tâches à faire entre deux rencontres pour chaque membre.
    • Définissez la modalité de rencontre : en présence en précisant le lieu et l’heure, à distance sur un chat, sur un forum (asynchrone, définissez les modalités), etc.
  • Envoyez le PV et pensez au suivi de la réunion
    • Si on a besoin d’être formel, la version 1 du  PV est envoyée avec un laps de temps court pour que chaque participant à la réunion lise et approuve son contenu. Après corrections éventuelles, la version finale est renvoyée à chaque membre de l’équipe. Elle fait foi pour toute l’équipe.
    • On veille après que les délais et les actions décidés en réunion soient bien respectés.