active

Prendre une décision en équipe Communiquer et Collaborer

Finalités

Lorsqu’une question se pose à l’équipe et qu’il faut y répondre, qu’un problème surgit et qu’il faut y trouver une solution, etc., il s’agit de faire au mieux pour que chaque membre puisse exprimer ses arguments qui le feraient aller personnellement vers une certaine option. Il s’agit ainsi toujours d’établir un consensus dans l’équipe grâce à ce que chacun peut apporter. Une fiche accessible en ligne donne un résumé intéressant de ce processus (Thiébaud, 2013). Le Chapitre 3 “La résolution de problème et la prise de décision” du livre de Boisvert, Cossette et Poisson (2002) nous a aussi inspirés pour écrire cette fiche d’activité qui propose des réponses à quelques questions :

  • Le point sur lequel l’équipe doit prendre une décision est-il clair ?
  • Comment faire naître les arguments à prendre en compte dans une décision ?
  • Comment prendre une décision ?
Etapes

Q1 : Le point sur lequel l’équipe doit prendre une décision est-il clair ?

  • Si oui, il faut évidemment passer à la prise de décision elle-même.
  • Mais, l’équipe peut aussi être dans la situation où elle doit préciser la question avant que le groupe puisse prendre une décision :
    • Les membres de l’équipe doivent pouvoir amener des arguments, des idées qui selon eux éclairent et précisent ce point.
    • Un bon outil pour cela est sans doute le forum de discussion.
    • Le but est de parvenir à un libellé de la question à poser, libellé qui fasse consensus.

Q2 : Comment faire naître les arguments à prendre en compte dans une décision ?

Lorsque la question est posée, un minimum de temps doit exister pour que les divers membres du groupe puissent exprimer les arguments qu’ils ont, en faveur ou en défaveur des différentes réponses qu’on peut proposer

  • Une réunion en présence peut être efficace mais elle risque aussi de partir dans tous les sens et, surtout, il faut garder trace des différents arguments donnés par les uns et les autres pour pouvoir décider ensuite en prenant en compte tous les avis exprimés.
  • Un outil en ligne peut être très utile et efficace pour un tel travail d’équipe. Selon les cas, on peut le choisir en particulier parce qu’il attribue automatiquement chaque argument à son auteur ou, au contraire, parce qu’il laisse anonymes les arguments.
  • Un Forum en ligne présente plusieurs avantages :
    • Ce sont les membres eux-mêmes qui écrivent leurs arguments. Cette écriture fait réfléchir. Et on est souvent plus précis par écrit qu’oralement.
    • Le Forum rassemble et partage avec toute l’équipe tous les arguments, dès qu’ils sont écrits.
    • Chaque membre peut répondre tranquillement, avec le temps nécessaire à la réflexion, aux arguments des autres. Ces petits dialogues sont reliés directement alors qu’ils pourraient être dissociés dans une discussion orale.
  • Un Wiki est aussi un bon outil pour ce genre de travail d’équipe:
    • Les différents arguments sont écrits les uns à la suite des autres

Lorsqu’on a récolté les arguments de chacun, il s’agit de les organiser afin d’aider l’équipe à prendre une décision.

  • Lorsque plusieurs options sont possibles, pour aider la prise de décision, on peut récapituler dans un tableau (cf. ci-dessous) tous les arguments en faveur et en défaveur des différentes options tout en distinguant des critères.
  • Par exemple, si l’équipe cherche l’ordinateur le plus adéquat, entre ceux des membres de l’équipe, pour effectuer une certaine tâche à effectuer avec un logiciel :
    • les différentes options sont les ordinateurs des membres
    • les critères sont: disposer du logiciel? durée de la batterie? etc.

Q3 : Comment prendre une décision ?

  • Il existe divers outils de sondage et de vote
    • Doodle : On se sert le plus souvent de Doodle pour définir une date de réunion. On peut aussi l’utiliser en indiquant des thèmes à choisir (cliquer sur texte libre)
    • Tricider : Cet outil très simple permet de poser une question. Les personnes participant à la réflexion peuvent proposer des réponses et tous les membres du groupe peuvent alors commenter, voter, etc. (http://tricider.com/en/t/)
    • Pingo : Permet de poser une question et recevoir des réponses anonymes
    • Microsoft Forms : Permet de créer un sondage en ligne
  • Parfois la méthode vote est très simple : on choisit juste entre deux options. Parfois, il s’agit de prendre une “sous-décision” sur différents arguments avant de pouvoir prendre une décision globale. La méthode de Décompte et Pondération peut être très utile dans ce cas.
    • Décompte et Pondération 1 :
      • on peut “compter” les arguments en les codant : +1 (argument en faveur) et -1 (argument en défaveur) (cf. tableau ci-dessous)
      • les membres décident qu’un critère est plus important et un autre moins important (cf. tableau ci-dessous: critère B plus important, C moins important)
    • Décompte et Pondération 2 : les membres ont chacun 10 points à répartir comme ils le désirent entre les différents arguments. On fait ensuite le total pour chaque option.