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Partager des ressources avec les membres d'une équipe Travailler en équipe

Finalités

Pour mener son travail, une équipe a besoin de partager des documents, des informations, des adresses de sites internet, etc. Comment faire pour rendre ce partage facile et efficace ? Cette activité est faite pour que vous trouviez des réponses concrètes et des outils pour gérer votre documentation-information partagée.

Etapes

Q1 : Comment partager des listes d’informations ?

Dans une équipe, on a souvent besoin de partager des listes de petites informations (idées, choses à faire, etc.) :

  • Twitter: Cet outil peut servir à un tel partage en utilisant un “htag” particulier à l’équipe. Les informations seront visibles de tout le monde.
  • Email ou Wiki : Le email peut aussi servir à un tel usage. Mais les différentes informations seront disséminées, à droite et à gauche, alors qu’on cherche au contraire à les regrouper. Un wiki sera donc certainement plus efficace.
  • Si les informations concernent toutes un document spécifique, il vaut mieux les concentrer dans ce document, par exemple en utilisant une fonction de commentaires.

Q2 : Comment partager des documents ?

  • Lorsqu’on écrit un document en équipe, évidemment, on le partage. Dans ce cas (cf. activité “Ecrire un document collectivement”), le service en ligne de Google Drive est très efficace.
    • En ce sens, Google Drive est un outil de partage pour des documents en pleine élaboration ainsi que pour des documents terminés
    • Si vous élaborez de nombreux documents dans de nombreux groupes différents, la gestion de vos documents sera aidée par un choix judicieux des titres des documents ou la création de dossiers (un par équipe de travail ou par travail)
  • Pour des documents que l’on trouve, déjà faits, et que l’on veut partager, des outils existent pour ce partage.
    • Par exemple, SWITCHdrive est un service très efficace pour cela. Ce service de repository est fait pour les universités suisses et applique les lois suisses en matière de propriété intellectuelle.
      • Avant tout usage des outils de stockage et de partage de fichiers (repository), voir les conseils de l'activité Définir les espaces de stockage. On parle ici en particulier de SWITCHdrive, Dropbox, Google Drive, Icloud et Onedrive (ex. Skydrive).
    • S’il est important pour vous de conserver le document avec ses références bibliographiques tout en le partageant, des outils comme Zotero ou Citavi seront bien utiles. Vous pourrez créer des groupes de personnes et partager certains documents avec leurs membres.
    • Certains fichiers sont d’une taille trop élevée pour être transmis par email (> 20Mo). Ils peuvent néanmoins être transférés à vos collègues avec un outil comme SWITCHfilesender.
  • Parfois ce sont des informations spécifiques qu’il y a besoin de partager.
    • L’outil Diigo permet de partager des liens vers des sites-pages web.
    • Les outils Zotero et Citavi permettent de partager des références bibliographiques, c’est-à-dire en particulier de constituer à plusieurs des listes de références sur des thématiques variées.
  • Parfois, ce n’est pas seulement le partage de ressources qui est important mais aussi l’avis que l’on a sur ces ressources. C’est alors la recommandation des ressources qui est également partagée. De multiples exemples existent dans la vie quotidienne (recommandation d’hôtels, de recettes de cuisine, de ressources déposées sur Facebook, etc.). On peut tout à fait y songer dans une équipe de travail, par exemple pour une liste de livres où les recommandations aideront un nouveau membre à trouver facilement l’ouvrage à lire en premier.