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Utiliser votre agenda tous les jours Gérer son temps et ses tâches

Finalités

Il faut mettre à jour et gérer votre agenda très régulièrement car établir une grille-horaire fixe pour toutes les semaines du semestre n’est sans doute pas la bonne solution. En effet, il n’y a pas 2 semaines pareilles et les exigences des travaux ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre.

Prévoyez quelques minutes pour évaluer votre agenda chaque jour et ne le mettez pas aux oubliettes !

Pour ne pas vous perdre dans la masse de travail à effectuer ou encore dans vos diverses réunions ou rencontres, il est important de bien définir vos objectifs (vos tâches prioritaires). Selon vous, est-il plus important de lire l’article demandé pour le cours qui aura lieu mardi prochain ou de préparer la présentation à réaliser pour votre association pour le même jour?  Quelle est la quantité de travail à fournir pour ces deux activités et quelles sont les répercussions si le travail ne peut pas être parfaitement effectué ? Ainsi, la définition des priorités passe par un recueil d’informations :

  • Quelles tâches ?
  • Dans quelles conditions ?
  • Quels buts ?
  • Quel équilibre entre activités universitaires et extra-universitaires ?
Etapes

Gestion de votre agenda à court terme
( aujourd’hui, demain et les deux semaines à venir)

  1. Faites une liste de vos tâches (cf. tableau ci-dessous) : Cette liste peut être réalisée sur un outil tel que RememberTheMilk.com ou une application de « to do list » dans votre smartphone.
  • Vous pouvez y faire apparaître, pour chaque tâche, les résultats attendus/objectifs à atteindre, ainsi que les échéances.
  • Il peut être plus efficace de noter rapidement une nouvelle tâche à effectuer dans une telle liste et ensuite, quand on a le temps, de voir avec son agenda à quel moment on pourra faire cette tâche.
  • La place pour écrire dans les agendas peut être restreinte : dans votre liste, vous pourrez faire apparaître, pour chaque tâche, les résultats attendus/objectifs à atteindre, ainsi que les échéances.
  • Parfois aussi, il n’y a pas de jour spécial pour faire une tâche (par exemple : rapporter un livre à la bibliothèque) : il est facile d’insérer cette tâche dans votre liste et moins facile dans votre agenda.
  1. Prenez l’habitude d’utiliser régulièrement votre agenda (Outlook, Agenda UniFR, Moodle, “Google Calendar”, “SmartPhone”, agenda papier, etc.) :
  • en y ajoutant l’échéance d’une nouvelle tâche et/ou un nouveau rendez-vous dès que possible, à reprendre de votre liste de tâches ;
  • en relisant, chaque soir, votre programme du lendemain et des jours suivants : surveillez l’avancement de votre travail et les échéances ;
  • en utilisant la fonction “rappel par e-mail” (disponible sur certains agendas électroniques) ou la fonction « alerte » qu’on peut lier à des notes (par exemple dans un outil de prise de notes comme Evernote ou Google Keep, etc.) ou qui existe dans un outil d'organisation de tâches (par exemple Trello).
  1. N’oubliez pas, en ajoutant une nouvelle tâche :
  • de prévoir le(s) moment(s) où faire le travail avec toutes ses étapes : par exemple, avant d’écrire un travail de séminaire, il faut chercher de l’information et lire la documentation trouvée ;
  • d’être logique avec l’ordre de vos cours : dans notre exemple d’agenda, la révision des notes du cours 5 pourrait se faire durant le moment de travail personnel du mercredi après-midi et la révision des notes du cours 2 pourrait se faire durant le moment de travail personnel du week-end.

Vous devriez obtenir ainsi une liste de vos tâches analogue au tableau ci-dessous.

 

Les objectifs sont-ils mis en avant ? Les objectifs pourront-ils être atteints?

En observant votre liste de tâches (activités, résultats attendus/objectifs à atteindre, échéances), posez-vous toujours ces deux questions et :

  • Adoptez un système de notation dans votre agenda : à l’aide de couleurs, de chiffres ou de formes, rendez votre agenda compréhensible d’un coup d’œil, que ce soit en version papier ou en version électronique. La couleur dominante vous permettra notamment de vérifier que vous faites passer vos objectifs prioritaires en premier. Par exemple, Google Agenda offre cette possibilité et vous pouvez évaluer objectivement 1) la quantité de travail que vous prend chaque tâche et 2) si vos différentes tâches sont bien réparties ;
  • Prévoyez la fin de la réalisation de vos travaux une semaine avant l’échéance officielle. Vous aurez ainsi une petite marge de manœuvre si vous vous trouvez confronté à certains imprévus.

 

Comment choisir vos objectifs (tâches prioritaires) ? 

En planifiant votre temps dans votre agenda, vous vous rendrez compte que votre grille se remplit vite et que par conséquent, pour ne pas perdre de temps et disposer de moment pour soi, il est important d’estimer le temps à investir dans chaque activité. Reprenez votre tableau et pour chaque tâche, demandez-vous :

  • Qualité du travail à fournir?
  • Quantité de travail à effectuer et temps nécessaire ?

De là, observez les limites. Celles-ci seront soit imposées par votre agenda (malheureusement la journée n’est pas extensible), par les horaires imposés des services auxquels vous aurez recours (bibliothèques, etc.), les transports (au volant, difficile de travailler, mais dans le train, prévoyez du travail) ou par vous-même (si vous êtes perfectionniste, mieux vaudra vous fixer une limite pour ne pas perdre du temps sur un détail et empiéter ainsi sur le temps à disposition du travail suivant.).

Un texte pour la réflexion : “Les gros cailloux” (cf. Ressources) reprend bien l’idée des priorités.