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La comunicazione in un gruppo di lavoro Comunicare e collaborare

Finalità

L’avanzamento di un lavoro di squadra crea una serie di situazioni comunicative. Per esempio, una persona condivide un documento in cui pensa di aver trovato degli argomenti interessanti per il tema trattato. Gli altri membri risponderanno esponendo il loro punto di vista sulla pertinenza e la validità di questi argomenti. Un altro esempio è quello in cui, durante una riunione, una persona interviene proponendo di passare alla tappa successiva del lavoro che devono svolgere. Quest’ultima spiega che secondo lei la tappa precedente è completa e tutti gli altri membri rispondono dando il loro consenso o contestando quello che è stato detto.

In tutte queste situazioni, applicare certi principi può rendere la comunicazione più efficace. Ci sono anche alcuni strumenti e metodi che possono essere utilizzati per migliorare la comunicazione. 

Tappe

Principi di comunicazione per tutto il gruppo di lavoro

Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano vari principi fondamentali della comunicazione di cui bisognerebbe tener conto durante un lavoro di gruppo.

  • Il lavoro può svilupparsi se le informazioni vengono fatte circolare.
    • Per far si che ci sia questo scambio, ognuno deve poter esprimersi liberamente. Per capire le informazioni, ognuno deve ascoltare e rispettare gli altri e le loro idee.
    • In particolare “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.) (nostra traduzione: “I membri di una squadra devono avere un’attitudine positiva verso un membro che prende l’iniziativa e chiarifica un problema o dibatte un'argomentazione”).
  • Ci sono due tipi d’informazioni che circolano in un gruppo:
    • Quelle legate al lavoro da fare;
    • I sentimenti dei membri che vengono espressi a riguardo del lavoro e degli argomenti apportati dagli altri membri.
  • È richiesta la partecipazione di ogni membro.
    • “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Nel lavoro di squadra, per poter realizzare l’attività e l’obbiettivo comune è richiesta la partecipazione di ogni membro. Questi due elementi devono costituire la priorità di ogni individuo”).
  • “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Il disaccordo fa parte della quotidianità di una squadra”).
    • non si può sempre essere d’accordo con tutto quello che dicono o fanno gli altri, ma bisogna comunque avere la volontà di mantenere delle buone relazioni con tutti i membri.

Con quali strumenti comunicare in una squadra?

Per far si che la comunicazione sia efficace, bisogna ricordarsi che un’azione comunicativa è spesso complessa, in particolare perché risponde a dei “detto” e “non detto”. Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti sono nello stesso luogo allo stesso momento, ci sono dei messaggi non verbali che completano quelli verbali e che hanno un grande impatto.

Se consideriamo come le tecnologie possono aiutare la comunicazione in un lavoro di gruppo, dovremo tener conto di strumenti asincroni e sincroni.

  • Gli strumenti sincroni permettono di far avanzare un lavoro di gruppo mentre i membri svolgono una discussione o una riunione.
    • Telefoni, smartphone, ecc. permettono soprattutto gli scambi tra le persone;
    • Chat, servizio messaggi brevi (SMS), ecc.;
    • Sistemi di riunione e di conferenza virtuali.
  • Gli strumenti asincroni permettono di far avanzare il lavoro comune approfittando di momenti di lavoro differenti per i membri del gruppo:
    • Casella di posta elettronica (e-mail) e messaggi (SMS, Skype);
    • Forum elettronico dove le informazioni scambiate saranno organizzate a dipendenza del filo logico della discussione.

Per favorire la comunicazione nelle situazioni di lavoro a distanza, utilizzate le funzioni “d’awareness” degli strumenti di comunicazione. Questo termine inglese è utilizzato per designare “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012) (nostra traduzione:  “la comprensione delle attività degli altri, che permette di dare un contesto alla propria attività” (Equipe Tecfa, 2012). Quando un gruppo lavora “in presenza”, è facile capire se un membro vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, ecc. A distanza questa comprensione è più difficile. Per facilitarla, esistono varie soluzioni:

  • Avete appena finito di lavorare due ore su un lavoro scritto comune. Dite agli altri cosa avete fatto, cosa dovete ancora fare, cosa bisogna decidere. Potete farlo inviando un’e-mail, lasciando un commento visibile nel testo o nel organizzatore grafico delle attività.
  • Entrate in una sala riunioni virtuale. Da qualche parte c’è una lista dei nomi delle persone già presenti o un’icona che rappresenta gli altri membri della squadra. Questa situazione la possiamo trovare anche in Google Drive, dove le persone presenti sono rappresentate da una piccola vignetta.
  • Negli strumenti di riunione online come SWITCHinteract, le persone presenti possono alzare il dito per indicare la loro volontà di esprimersi. Questo facilita il ruolo dell’animatore della riunione.
  • Possiamo mostrare agli altri il tono con il quale vogliamo dire le cose, utilizzando nelle chat o nelle mail degli smiles.

In quest’attività non abbiamo tenuto conto di tutti gli strumenti che permettono di condividere o collaborare su dei documenti. Questi strumenti saranno presentati in altre schede sul lavoro di gruppo.