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Organizzare un lavoro di squadra Comunicare e collaborare

Finalità

Qualsiasi sia l’attività da svolgere con il gruppo, la prima cosa da fare è di creare la squadra e di organizzarla in funzione del lavoro da realizzare. 

Tappe

Durante il proprio percorso universitario uno-a studente-essa avrà l’occasione di collaborare con gruppi di lavoro molto differenti. Per esempio, potrà trovarsi a lavorare con un-a collega alcune ore durante due settimane per preparare e animare una presentazione orale. Oppure dovrà realizzare in gruppo un progetto di fine semestre e quindi si troverà a collaborare con altre tre o quattro persone. Le prime tappe di un lavoro di gruppo girano attorno ad alcune domande chiave alle quale bisogna rispondere per poter cominciare a lavorare in modo efficace:

  • D1: come creare il gruppo di lavoro?
  • D2: Come iniziare ad organizzare il gruppo di lavoro?
  • D3: Quali sono gli obiettivi del lavoro di squadra?
  • D4: Qual è il calendario del lavoro di gruppo?

 

Di seguito esaminiamo singolarmente queste domande guida.

D1: come creare il gruppo di lavoro?

Bisogna tener conto di due grandi parametri:

  • La taglia consigliata per un gruppo d’apprendimento è da 3 a 6 persone.
    • Questa taglia dipende anche dal grado d’esperienza delle persone per il lavoro che il gruppo deve svolgere.
    • Se siete più di 6, formate piuttosto due gruppi (o più) e qualche volta scambiate i membri. In questo modo eviterete di avere una squadra troppo grande che è difficile da gestire.
  • Scegliete i membri del gruppo per “affinità” (d’obbiettivi, di visione, d’impegno,…).
    • Evidentemente all’inizio del primo anno d’università non conoscerete gli altri e non sarà facile tener conto di questi criteri.
    • A volte, non potrete scegliere con chi lavorare. Siate costruttivi e cominciate facendo una lista delle competenze di ogni membro (vedi Domanda 2).

D2: Come iniziare ad organizzare il gruppo di lavoro?

  • Organizzate una prima riunione
    • Questo primo incontro serve per conoscersi gradualmente.
    • Fate un piccolo giro di parola sui metodi di lavoro, le tecniche, le astuzie, le forze (e le debolezze?) di ognuno.
    • Discutete anche delle aspettative di tutti i membri del gruppo.
  • A questo punto chiarite con i partecipanti l’impegno che bisogna mettere
    • Un gruppo di studio che lavora bene è un aiuto, un gruppo che lavora male è un ostacolo.
  • Definite le “regole” di lavoro del gruppo
    • Per esempio: andare agli incontri preparati (aver svolto le attività previste)
    • Queste regole, come le sanzioni, possono essere più o meno rigide, ma è molto utile mettere le carte sul tavolo quando si inizia un lavoro di gruppo.
    • Le regole minimizzano il rischio di un cattivo funzionamento o di rancori che potrebbero nascere tra i membri.
  • Definite i vostri strumenti di lavoro
    • Scambiatevi gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono, ecc.
    • Guardate di quali strumenti dispone ogni membro (computer, tablet, ecc.).
    • Discutete e definite uno strumento per il lavoro collaborativo (p. es. Gmail -> lavoro collaborativo simultaneo).
    • Discutete e definite uno strumento per ogni attività importante da svolgere:
      • Zotero -> bibliografia comune;
      • Diigo -> repertorio di link comune;
      • SWITCHdrive -> condivisione dei documenti;
      • Skype o SWITCHinteract -> riunione a distanza;
      • AwwApp, Miro, Padlet, Trello -> un organizzatore grafico delle attività;
      • Ecc.

A partire da tutti questi punti, definite i ruoli globali di ognuno.

D3: Quali sono gli obiettivi del lavoro di squadra?

  • Definite i vostri scopi in maniera chiara e operazionale, formulando degli obbiettivi S.M.A.R.T. (Doran, 1981):
    • Specifico – l’obbiettivo concerne delle persone, delle condizioni generali, ecc. ben specificate; i limiti dell’obbiettivo sono fissati in anticipo.
    • Misurabile – è possibile definire la qualità e, se necessario, le quantità che indicano la riuscita di un obbiettivo (si possono immaginare degli indicatori). Bisogna descrivere in modo concreto in quale modo si può definire se un obbiettivo è stato raggiunto.
    • Raggiungibile (dall’inglese Achievable) – si tratta di un buon obbiettivo? Le misure previste corrispondo a un bisogno? L’obbiettivo permette d’apprendere e di passare l’esame?
    • Realistico – le prospettive di raggiungere l’obiettivo sono sufficientemente buone rispetto al contesto (risorse, tempo, competenze); nessun fattore esterno e incontrollabile rischia di non far raggiungere l’obbiettivo.
    • Definito nel Tempo – viene calcolato un lasso di tempo che permetterà di raggiungere l’obbiettivo. Una data nella quale bisognerà aver terminato l’attività legata all’obbiettivo.
    • Aiutatevi con i consigli del blog di A. Philippe (2011) per sviluppare i vostri obbiettivi secondo questo modello (cf Risorse).
  • Elaborate lo scopo della squadra con tutti i membri
    • È importante che tutti aderiscano all’elaborazione degli obbiettivi.
    • Elaborarli in modo collettivo, per esempio utilizzando un wiki o un editore di testo online, è un buon modo per permettere una tale adesione.
  • Scrivete questi obbiettivi e verificate la loro realizzazione alla fine del lavoro.

D4: Qual è il calendario del lavoro di gruppo?

  • Pianificate degli incontri regolari
    • La regolarità degli incontri incita ad un ritmo di lavoro costante. È preferibile vedersi 1-2 volte al mese, o tutte le settimane se possibile. Fissate un giorno preciso della settimana, questo faciliterà l’organizzazione dei tempi dei diversi membri.
  • Soffermatevi sulle date importanti
    • Le date degli esami, i corsi, il lavoro,… e di conseguenza organizzate gli obbiettivi del gruppo e la loro realizzazione. 
  • Prevedete del tempo per gli imprevisti
    • Inserite qualche incontro supplementare sull’agenda.
  • Prevedete una certa flessibilità
    • È possibile che uno o più appuntamenti dovranno essere spostati o annullati. Abbiate dei momenti di riserva per far fronte a queste situazioni.
  • Stabilite un calendario con tutto il gruppo
    • Questo vi aiuterà ad assicurare una partecipazione regolare di tutti. Un calendario online e accessibile dai membri, come per esempio il calendario di Moodle o Google Agenda, è uno strumento che facilita la condivisione. 

Ci siamo ispirati a differenti autori e siti web affinché potessimo creare le domande e le proposte di risposte: Cauvin (1997), (Doré & Landreville, 2004), Guédon (2014), Les dossiers du psychologue (2013), Mucchielli (2009) e Study guides and Strategies Website (sd).