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Comunicare e collaborare

Finalità

Durante gli studi universitari, succederà spesso che dovrete produrre un lavoro scritto in maniera collettiva con i vostri colleghi. Quest’attività propone delle riflessioni e dei consigli per rispondere alle domande seguenti:

  • Come posso creare e condividere un documento?
  • Come salvare il documento? Come accedere ad una versione precedente?
  • Come vedere e conoscere il lavoro degli altri?
  • Come facilitare l’avanzamento del documento?
  • Come sapere quando un documento è finito?
  • Con quale programma effettuare l’impaginazione finale?
Tappe

Come posso creare e condividere un documento?

  • Scegliere uno strumento collaborativo di scrittura
    • All’Università di Friburgo, tutti gli iscritti possono utilizzare SWITCHdrive. Noi lo raccomandiamo perché il servizio di repository SWITCHdrive è creato per le università svizzere e applica le leggi svizzere in ambito di proprietà intellettuale (cf. Activita "Scegliere un editore di testo").
    • Un altro strumento collaborativo molto utile è Google Drive (drive.google.com).
      • Uno dei vantaggi è che Google Docs integra Zotero come strumento di gestione bibliografica (funziona con Firefox e Chrome).
    • Se non avete mai utilizzato questi servizi, cominciate iscrivendovi (gratuitamente)
      • Per SWITCHdrive: create il vostro conto (cf. tutorial SWITCHdrive nelle Risorse)
      • Per Google drive: cliccate su “Sign up” e inserite le vostre informazioni (cognome, nome, indirizzo e-mail e scelta di una password).
  • Creare un documento nel servizio online
    • Entrate nel vostro “drive” dove potrete creare vari tipi di documenti (testo, presentazione, foglio di calcolo, formulario):
      • Per SWITCHdrive: cliccate sul bottone + (per l'utilizzo online con il vostro navigatore) oppure aprite un documento come fate abitualmente (utilizzo di SWITCHdrive client)
      • Per Google drive: bottone blu a sinistra.
    • Per i primi tre tipi di documento, SWITCHdrive e Google Drive si comporta come i programmi che probabilmente già conoscete (Microsoft o OpenOffice).
    • Nel seguito di questa attività, presenteremo la scrittura di un testo tramite OnlyOffice (per SWITCHdrive) e Google Docs (per Google drive)
  • Condividete il documento creato
    • Per SWITCHdrive: cliccate sul tasto "<" davanti al vostro documento (per l'utilizzo online con il vostro navigatore) o cliccate sul vostro documento con il tasto destro e in seguito, nel menu, su SWITCHdrive (per SWITCHdrive client) (cf. Tutorial SWITCHdrive nelle Risorse)
    • Per Google drive: Cliccate sul tasto “condividere” (in alto a destra). Nella finestra che si aprirà, inserite l’indirizzo e-mail dei vostri colleghi.
    • Condividendo il documento con una persona dovrete definire il livello di diritti (modificare, commentare, visualizzare) che volete darle.

Come salvare il documento? Come accedere ad una versione precedente?

  • Per OnlyOffice: Il documento è salvato automaticamente (per l'utilizzo online con il vostro navigatore) ma bisogna cliccare su "salva" nel menu "file" (o utilizzare i tasti CTRL + S) se si sua SWITCHdrive client. 
  • Per OnlyOffice: la cronologia dei documenti è accessibile se i documenti sono salvati su OneDrive.
  • Per Google drive: Il documento è salvato automaticamente in Google Drive.
    • Evidentemente, possiamo salvare il documento cliccando su “salva” nel menu “File” (o utilizzando la tastiera CTRL S). In ogni caso, il vostro documento verrà salvato in maniera molto frequente ed automaticamente dal programma.
  • Per Google drive: i salvataggi automatici costituiscono la cronologia del documento
    • Il vantaggio di questa procedura automatica è che anche la cronologia del documento permette di accedere facilmente alle versioni precedenti.
    • In un lavoro di gruppo questo è molto pratico, perché se qualcuno dovesse cancellare qualcosa senza rendersene conto, sarà facile ritrovarlo con la funzione “Cronologia delle revisioni” nel menu “File”.
    • A volte, il fatto di ritornare ad una versione precedente o di continuare è una decisione che dev’essere presa da tutti i membri.

Come accedere al lavoro svolto dagli altri e sapere chi ha fatto cosa?

  • Visualizzare gli apporti di ogni membro?
    • Per un lavoro in comune con Word o OpenOffice Writer, una versione particolare del documento può facilmente mostrare gli apporti di ognuno con colori differenti. Ma, se le persone lavorano allo stesso momento, ci saranno più versioni simultanee e bisognerà ricrearne una unica a partire da quest’ultime. Questo lavoro è lungo e fastidioso…
    • In un documento OnlyOffice o Google Docs, non vengono differenziate le contribuzioni dei vari scrittori, per esempio da un colore. Mentre qualcuno scrive, si vede il cursore nel punto in cui sta inserendo nuovi elementi e si vede anche il testo che evolve in diretta.
      • Quello che viene aggiunto dai differenti autori può essere differenziato per colori (linee, parole, ecc.) come in altri editori di testo (Word per esempio)
        • In OnlyOffice: usando la funzione “track changes”.
        • In Google Docs: usando il "Reviser" (menu > bottone "matita" sulla destra > suggerimento)
      • In OnlyOffice e Google Docs, per sapere chi ha fatto cosa nel documento comune si può:
        • Decidere che durante una tappa del lavoro, ognuno ha il ruolo di lavorare su una parte specifica;
        • Aggiungere un commento ad ogni parte nuova affinché gli altri possano vedere i cambiamenti apportati.

Come facilitare l’avanzamento del documento?

  • Riservatevi dei momenti per lavorare allo stesso momento sul documento. Se i vostri impegni lo permettono, questo tipo di lavoro è molto motivante.
    • Saprete che i vostri colleghi sono online assieme a voi perché ogni persona connessa è rappresentata da una piccola icona.
    • La chat che si trova nel documento di OnlyOffice e Google Docs vi permetterà di discutere con gli altri membri del gruppo in maniera facile e rapida.
  • Una regola che facilita la scrittura di gruppo: separate il testo dai commenti.
    • Spesso mentre scriviamo un testo lasciamo dei commenti che ci aiutano nello sviluppo come “da terminare”, “rielaborare questa frase”, “cercare le referenze bibliografiche”, ecc.
    • Lavorando da soli questo modo di fare non crea problemi. Ma in gruppo, è meglio separare queste piccole aggiunte al testo usando l’opzione commenti, la quale aggiunge una piccola finestra con una casella di testo nel margine del documento.
  • Molti vantaggi:
    • La vostra attenzione, come quella dei vostri colleghi, è attirata dai commenti al margine. Il lavoro da fare non sarà dimenticato e i vostri commenti non rischieranno di restare nel vostro lavoro finale…
    • Visto che anche i vostri colleghi saranno attirati dai vostri commenti, potranno aiutarvi maggiormente affinché il testo comune possa avanzare. Per esempio se qualcuno legge “Cercare la referenza bibliografica” e la possiede già, potrà direttamente aggiungerla.
    • In questo caso, riceverete nella vostra casella e-mail un messaggio che vi avviserà che il lavoro è stato fatto, così che non perderete altro tempo a cercare quest’informazione.

Come sapere quando il documento è finito?

  • La scadenza che dovete rispettare è la vostra prima risposta?
    • Evitate di ritrovarvi a questa data con un documento non finito. Inviate quindi in modo regolare dei messaggi hai vostri colleghi per farli sapere cosa state facendo, cosa bisognerebbe ancora fare secondo voi, a quali domande bisognerebbe rispondere, ecc.
  • Meglio. Organizzate il lavoro in periodi ed ogni periodo sarà dedicato ad un’attività particolare.
    • Periodo 1: strutturare il documento (decidere le sezioni e il loro contenuto).
    • Periodo 2: Scrivere, per esempio, ognuno una sezione particolare
    • Periodo 3: rileggere, per esempio, ognuno rilegge una sezione (che non ha scritto) e aggiunge dei commenti, delle proposte, delle domande, ecc.
    • Periodo 4: aggiungere la bibliografia. Google Doc permette di usare Zotero come strumento di gestione bibliografica incorporato (per Firefox e Chrome). Vi consigliamo quindi di creare un gruppo in Zotero con i membri della squadra per facilitare la condivisione delle referenze bibliografiche e la loro inserzione nel documento comune.
    • Periodo 5: Incontrarsi per rivedere i commenti, spiegarli agli altri, trovare delle soluzioni e scrivere queste soluzioni nel testo. Se si lavora a distanza si può:
      • Utilizzare Skype per discutere dei punti commentati.
      • Essere connessi contemporaneamente a SWITCHdrive (utilizzo online con il vostro navigatore) o a Google Docs per vedere i commenti e lavorare assieme sul testo.
    • Periodo 6: dopo un incontro di gruppo, resta sempre una lista di piccole cose da finire. Un membro della squadra dovrà occuparsi di inviare un messaggio con il bilancio di quanto discusso, inserendo questa lista e proponendo chi fa cosa.

Con quale programma effettuare l’impaginazione finale?

  • Un trattamento testi, come Word o OpenOffice, è più efficace che OnlyOffice o Google Docs per effettuare l’impaginazione finale. Word ha più funzioni legate all’impaginazione rispetto a OnlyOffice o Google Docs.
  • Ricordatevi di convertire il vostro documento finale nel formato .pdf prima di consegnarlo. In questo modo sarete sicuri che l’impaginazione resterà uguale e il documento sarà leggibile a tutti.
  • Ma, soprattutto, impiegate il vostro tempo sul contenuto piuttosto che sulla forma.