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Comunicare e collaborare

Finalità

Affinché una squadra funzioni bene e che il lavoro comune avanzi, le riunioni sono indispensabili. Per organizzarle al meglio, questa scheda d’attività propone delle riflessioni e dei consigli rispondendo alle domande seguenti:

  • Come trovare il momento migliore per una riunione?
  • Come organizzarsi prima della riunione?
  • E se qualcuno non può essere presente alla riunione?
  • Come organizzarsi durante una riunione?
  • Cosa fare alla fine della riunione e subito dopo?

Per rispondere a queste domande, ci siamo ispirati alla nostra esperienza personale e ai consigli di vari autori e siti internet CEDIP (2007), Doré & Landreville (2004) et OIQ (2011).

Tappe

Come trovare il momento migliore per una riunione?

  • Durante la prima riunione del gruppo, tutti i membri portano la loro agenda, decidendo il numero di volte che dovranno trovarsi riservando di conseguenza le date.
    • Si possono utilizzare dei momenti che sono liberi ogni settimana (niente corsi, sport, lavoro, ecc.) per la maggioranza delle persone
    • Uno di questi momenti liberi può essere riservato in anticipo ogni settimana per tutta la durata del lavoro di gruppo.
  • Se non viene creato un calendario di gruppo con i momenti per gli incontri, un altro metodo per trovare una data per la riunione seguente è sceglierla alla fine della riunione in corso.
  • Per decidere una data e un orario preciso si può anche utilizzare lo strumento Doodle che permette ad ognuno di rispondere ad una lista di proposte.

Come organizzarsi prima della riunione?

  • La data e l’ora della prossima riunione sono fissati, bisogna solo avvertire tutti i membri con un certo anticipo. Qualcuno nel gruppo deve avere il ruolo di trasmettere quest’informazione. Un modo molto semplice ed efficace per farlo è utilizzare la posta elettronica.
  • Quest’informazione deve anche contenere: luogo della riunione, durata prevista e ordine del giorno.
    • Se il luogo non è conosciuto, inserire una cartina o delle spiegazioni chiare e semplici per raggiungerlo.
    • Pensate anche alle tecnologie che sono disponibili in funzione dei vostri bisogni e dell’ordine del giorno previsto: wifi? proiettore beamer? Ecc.
  • Bisogna anche decidere in anticipo cosa dovrà fare ogni membro prima di partecipare alla riunione.
    • In particolare, bisogna decidere chi deve eventualmente preparare una presentazione, un riassunto o un bilancio su certi punti (e quanto tempo la presentazione deve durare).
    • Questa preparazione può implicare delle persone che sanno già in anticipo che non potranno partecipare alla riunione.
  • Se tutto il gruppo non può trovarsi allo stesso posto allo stesso momento, gli strumenti online attuali permettono di creare facilmente una sala riunioni virtuale:
    • Con Skype
    • Con SWITCHinteract: ci si può vedere e sentire, condividere dei documenti, registrare la riunione per poterla rivedere in seguito.

E se qualcuno non può essere presente alla riunione?

  • Nobody’s perfect! Se una persona annuncia che non potrà essere presente, gli altri membri non possono far nient’altro se non accettare la situazione. Nonostante l’assenza, non è detto che la persona non debba avere un ruolo:
    • La persona assenta dovrà accettare le decisioni degli altri membri del gruppo che partecipano alla riunione. Tutti i membri dovranno quindi ricevere il verbale della riunione.
    • La persona assente potrà voler dare il suo punto di vista in anticipo su alcuni aspetti dell’ordine del giorno (per e-mail o su un documento condiviso).
    • Il calendario di lavoro può prevedere che la persona assente comunichi durante la riunione lo stato d’avanzamento del suo lavoro o delle informazioni che possiede. Un altro membro del gruppo potrà essere delegato per rappresentare la persona assente.
    • I presenti dovranno tener conto di queste informazioni durante la riunione.
  • Decisione anticipata
    • Si può anche organizzare un voto a distanza (e asincrono) con uno strumento di sondaggi a distanza (vedi attività “Prendere una decisione in un gruppo”).

Come organizzarsi durante una riunione?

  • Iniziare la riunione ricordando rapidamente l’ordine del giorno
    • I compiti che ogni membro doveva svolgere prima dell’incontro,
    • I compiti da svolgere durante l’incontro,
    • I punti da trattare e il tempo da dedicargli.
    • L’ideale è che l’ordine del giorno sia comunicato prima della riunione, per e-mail per esempio. L’ordine del giorno dovrebbe anche essere proiettato su uno schermo o distribuito in forma cartacea affinché tutti possano accedervi.
    • I membri dovrebbero poter aggiungere altri punti da trattare.
  • Iniziare la riunione definendo i ruoli
    • Almeno un “presidente”: responsabile e animatore della riunione.
    • Un segretario: prende gli appunti necessari che gli permetteranno di scrivere il verbale della riunione.
    • Altri ruoli: il controllore del tempo, il moderatore, ecc.
    • Responsabile TIC: è la persona che potrà rispondere più facilmente alle vostre domande in caso di problemi con uno strumento TIC
    • I ruoli possono essere fissi o cambiare ad ogni riunione (a seconda della decisione del gruppo).
  • Svolgimento della riunione
    • Seguire l’ordine del giorno e rispettarlo
    • Appunti sul verbale:
      • Non c’è bisogno di scrivere tutto. Sono necessari: i compiti da svolgere; chi fa cosa; le decisioni prese; le date decise.
      • Si può scrivere tutto su carta. Ma prendere gli appunti direttamente su un documento ne faciliterà la distribuzione. Perché non aprire un documento condiviso con Google Drive? In questo modo sarà ancora più facile.
    • Contribuzione dei membri:
      • Ogni partecipante arriva preparato agli incontri.
      • Ogni partecipante contribuisce cercando di essere il più chiaro e breve possibile.
      • Critiche/commenti/complimenti sono espressi dai partecipanti in modo costruttivo, ovvero senza giudicare (“Non è una buona idea aggiungere una parte in più nel documento”) ma argomentando (“Non è una buona idea aggiungere una parte in più nel documento perché non avremo tempo di finirla entro la settimana prossima”).
      • Tutti devono potersi esprimere liberamente e prendere delle decisioni democraticamente durante le riunioni.
      • La qualità di una riunione è spesso legata alle informazioni comunicate e alle decisioni prese. Se i membri alla fine della riunione hanno molte più informazioni che all’inizio, hanno preso delle buone decisioni e sanno cosa fare per la prossima riunione, il gruppo potrà avanzare più velocemente.
    • Prevedere un eventuale momento di socializzazione (p. es. alla caffetteria) alla fine della riunione.

Cosa fare alla fine della riunione e subito dopo?

Prepararsi per l’incontro successivo

  • Alla fine di ogni incontro, preparare l’incontro seguente (data-ora, ordine del giorno, compiti da svolgere prima di trovarsi, chi prende il computer, ecc.).
    • Riassumere i compiti che ogni membro deve svolgere tra i due incontri.
    • Definire la modalità dell’incontro: in presenza (precisando ora e luogo), a distanza (su una chat, su un forum), ecc.
  • Inviate il verbale e pensate al seguito della riunione
    • Se bisogna essere formali, la versione 1 del verbale è inviata con un breve lasso di tempo affinché i partecipanti possano approvare il suo contenuto. Dopo eventuali correzioni, la versione finale è rinviata a tutti i membri del gruppo.
    • Bisogna controllare che le scadenze e le azioni decise nella riunione vengano rispettate.