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Utilizzare l'agenda tutti i giorni Gestire il proprio tempo e le proprie attività

Finalità

È necessario aggiornare e gestire l'agenda in modo molto regolare, in quanto impostare un programma fisso per tutte le settimane del semestre non è probabilmente la soluzione giusta. Infatti, non ci sono due settimane uguali e i requisiti di lavoro non sono gli stessi da una settimana all'altra.

Riservatevi qualche minuto al giorno per controllare la vostra agenda!

Per non venir sommersi da tutto il lavoro che dovete svolgere o dai diversi incontri e riunioni, è importante che definiate bene i vostri obbiettivi. A vostro parere, è più importante leggere l’articolo richiesto per martedì o preparare la presentazione per la vostra associazione che vi serve per il giorno stesso? Qual è la quantità di lavoro da effettuare per queste due attività e quali sono le ripercussioni se il lavoro non può essere completamente terminato? In questo caso, per stabilire le priorità bisogna raccogliere alcune informazioni:

  • Quali compiti?
  • In quali condizioni?
  • Quale scopo?
  • Che equilibrio tra attività universitarie e extra-universitarie? 
Tappe

Gestione della vostra agenda a corto termine

(oggi, domani e le prossime due settimane)

1. Fate un elenco delle vostre attività (vedi tabella sotto): Questo elenco può essere creato su uno strumento come RememberTheMilk.com o un'applicazione "to do list" sul vostro smartphone.

  • È possibile visualizzare, per ogni attività, i risultati/obiettivi da raggiungere, nonché le scadenze.
  • Può essere più efficace annotare rapidamente un nuovo compito da eseguire in questo elenco e poi, quando c'è tempo, vedere con la propria agenda quando è possibile farlo.
  • Lo spazio per scrivere nelle agende può essere limitato: nella vostra lista, potete mostrare, per ogni compito, i risultati/obiettivi attesi da raggiungere, così come le scadenze.
  • A volte non c'è un giorno specifico per fare un compito (per esempio: riportare un libro in biblioteca): è facile inserire questo compito nella vostra lista e non così facile nella vostra agenda.

2. Prendete l'abitudine di utilizzare regolarmente la vostra agenda (Outlook, UniFR Calendar, Moodle, "Google Calendar", "SmartPhone", agenda cartaceo, ecc.): 

  • aggiungendo una nuova scadenza e/o un nuovo appuntamento il più presto possibile, utilizzando la vostra lista dei compiti;
  • rivedendo, ogni sera, il vostro programma per il giorno successivo e per i giorni successivi: monitorate l'avanzamento del vostro lavoro e le scadenze;
  • utilizzando la funzione "e-mail reminder" (disponibile su alcuni calendari elettronici) o la funzione "notifica" che può essere collegata alle note (ad esempio in uno strumento per prendere appunti come Evernote o Google Keep, etc.) o che esiste in uno strumento di organizzazione dei compiti (ad esempio Trello).

3. Ricordate, quando aggiungete un nuovo compito:

  • di pianificare il/i momento/i in cui svolgere il lavoro, tenendo conto di tutte le sue fasi: per esempio, prima di scrivere un documento di seminario, dovreste cercare informazioni e leggere la documentazione trovata;
  • essere logici con l'ordine dei vostri corsi: nel nostro esempio d'agenda, il ripasso del corso 5 note potrebbe essere fatto durante l'orario di studio il mercoledì pomeriggio e il ripasso del corso 2 potrebbe essere fatto durante l'orario di studio nel fine settimana.

Dovreste ottenere un elenco dei vostri compiti simile alla tabella sottostante.

Gli obiettivi sono messi in evidenza? Gli obiettivi saranno raggiunti?

Quando guardate la vostra lista dei compiti (attività, risultati/obiettivi da raggiungere, scadenze), ponetevi sempre queste due domande e:

  • Adottate un sistema di punteggio nella vostra agenda: con l'aiuto di colori, numeri o forme, rendete la vostra agenda comprensibile a colpo d'occhio, sia in versione cartacea che elettronica. Il colore dominante vi permetterà di verificare che mettiate i vostri obiettivi prioritari al primo posto. Ad esempio, Google Calendar offre questa possibilità e potete valutare oggettivamente 1) quanto lavoro richiede ogni compito e 2) se i diversi compiti sono ben distribuiti;
  • Pianificate di completare il vostro lavoro una settimana prima della scadenza ufficiale. Questo vi darà una piccola quantità di flessibilità se vi trovate di fronte a determinate circostanze impreviste.

Come scegliere gli obbiettivi (i compiti prioritari)?

Pianificando il vostro tempo nell'agenda, vi renderete conto che il vostro programma si sta riempiendo rapidamente e che quindi, per non perdere tempo e per avere tempo per voi stessi, è importante stimare il tempo da investire in ogni attività. Riprendete la vostra tabella per ogni compito e domandatevi:

  • Qualità del lavoro da svolgere?
  • Quanto lavoro da fare e quanto tempo è necessario?

Da lì, osservate i confini. Questi saranno imposti sia dalla vostra agenda (purtroppo il giorno non è estensibile), dagli orari imposti dei servizi che utilizzerete (biblioteche, ecc.), dai trasporti (guidando è difficile lavorare, ma sul treno potreste pianificare del lavoro) o da voi stessi (se siete perfezionisti, sarà meglio fissare un limite per non perdere tempo su un dettaglio e quindi invadere il tempo disponibile per il prossimo lavoro.).

Un testo di riflessione: "Les gros cailloux" (cfr. Risorse) riprende bene l'idea di priorità.