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Dare un nome efficace ed esplicito ai documenti (e alle cartelle) Gestire la propria collezione di documenti

Finalità

Quest’attività propone dei consigli per intitolare i documenti in modo efficace. 

Tappe

Come nominare i documenti?

  • Utilizzare dei nomi corti e chiari che permettono di ritrovare facilmente i file e le cartelle. Questi nomi devono essere in relazione con quello che è contenuto nel file o nella cartella.
  • Possiamo trovare molti documenti in internet con dei nomi come: “DOC40512-projetID” o “e-294-11”. Questi nomi corrispondono senza dubbio ad una logica di classificazione dei loro autori o dei siti che mettono i documenti online. Ma è quasi sicuro che non sia la vostra logica, quindi non esitate a rinominare i documenti secondo le regole della vostra logica personale.

Di cosa devo tener conto per i titoli dei documenti?

Quando state utilizzando un documento, il suo nome non è molto importante perché sapete cosa contiene. Ma dopo sei mesi ve lo ricorderete ancora? Dategli un nome esplicito, integrandoci 2-3 parole chiave che faciliteranno la sua identificazione quando farete una ricerca. Fate la stessa cosa per tutti i vostri file.

E se ho più versioni dello stesso documento?

È possibile che creerete cinque versioni prima di rendere un lavoro al vostro professore. Come fare a differenziare tutti questi documenti (se li volete salvare)? Un’idea semplice è quella di mettere la data (anno, mese e giorno per facilitare la lettura in ordine alfabetico), o il numero della versione nel nome del file. Per la versione definitiva del lavoro, quella che invierete, indicate “finale” o “definitiva” nel nome del file. Avrete quindi una collezione seguente dei files:

  • LavoroCorsoProfSchmidt_V1
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V2
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V3
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V4
  • LavoroCorsoProfSchmidt_finale

Con questi nomi, saprete sempre distinguere le versioni intermedie da quella finale.

Una volta che avrete reso il lavoro (versione definitiva), riflettete se è necessario tenere tutte le versioni intermediarie. Pensate anche a creare una zona d’archivio, dove possiate mettere tutte le vecchie versioni (se le conservate) e i documenti dei progetti finiti.